Dieser Artikel erklärt die Funktion Document Expiration in ProfitBoost. Mit dieser Funktion können Nutzer einen bestimmten Ablaufzeitraum für Dokumente festlegen. Nach Ablauf dieser Frist können Dokumente nicht mehr unterschrieben werden. Die Funktion hilft Teams dabei, zeitkritische Vereinbarungen zu verwalten, Compliance-Anforderungen einzuhalten und verspätete Einreichungen zu verhindern.
INHALTSVERZEICHNIS
Was ist die Dokumentablauf-Funktion?
Vorteile der Dokumentablauf-Funktion
So aktivierst du die Dokumentablauf-Funktion
Was passiert, wenn ein Dokument abläuft?
Benachrichtigungen und Anpassungsoptionen
Häufig gestellte Fragen
Was ist die Dokumentablauf-Funktion?
Die Dokumentablauf-Funktion in ProfitBoost ermöglicht es, für Dokumente, die zur Unterschrift versendet werden, ein Ablaufdatum festzulegen.
Sobald das Dokument sein Ablaufdatum erreicht:
wird es automatisch als abgelaufen markiert,
kann nicht mehr unterschrieben werden,
können keine Formulareingaben mehr vorgenommen werden.
Diese Funktion eignet sich besonders für zeitkritische Prozesse wie:
Verträge
Onboarding-Dokumente
Compliance-Formulare
Vorteile der Dokumentablauf-Funktion
Die Dokumentablauf-Funktion verbessert die Verwaltung des gesamten Dokumentenlebenszyklus und sorgt für mehr Kontrolle und Transparenz.
Wichtige Vorteile
Stellt sicher, dass Verträge und Formulare innerhalb eines gültigen Zeitraums unterschrieben werden
Verhindert die Nutzung veralteter oder ungültiger Dokumente
Markiert abgelaufene Dokumente automatisch und reduziert manuellen Verwaltungsaufwand
Verbessert die Übersicht durch die Anzeige des Ablaufstatus im Dashboard
Bietet eine konsistente Benutzererfahrung durch Ablaufhinweise direkt im Dokument
Ermöglicht optionale Erinnerungsbenachrichtigungen vor Ablauf
So aktivierst du die Dokumentablauf-Funktion
Diese Einstellungen können standortweit aktiviert werden, damit sie für alle Dokumente gelten.
Schritt 1
Gehe zu:
Payments → Documents → Settings → Documents
Schritt 2
Wähle im linken Menü:
Document Settings
Schritt 3
Scrolle zu:
Expiration Settings
Aktiviere den Schalter, um die Funktion einzuschalten.
Schritt 4
Lege die Standardanzahl an Tagen fest, nach denen Dokumente ablaufen sollen.
Dieser Wert kann später auf Dokumentebene überschrieben werden.
Schritt 5 (Optional)
Aktiviere Erinnerungsbenachrichtigungen, die 1 Tag vor Ablauf an die Empfänger gesendet werden.
Hinweis:
Der Countdown beginnt ab dem Zeitpunkt des Versands des Dokuments und verwendet die Zeitzone des jeweiligen Standorts.
Was passiert, wenn ein Dokument abläuft?
Sobald ein Dokument sein Ablaufdatum erreicht, werden automatisch folgende Aktionen ausgeführt:
Der Status wird in der Dokumentenübersicht auf Expired gesetzt.
Empfänger sehen beim Öffnen des Dokuments einen Hinweis, dass das Dokument abgelaufen ist.
Unterschriften und Dateneingaben werden deaktiviert.
Die Integrität des Dokuments bleibt erhalten.
Der Absender kann das Dokument erneut versenden oder weitere Maßnahmen einleiten.
Benachrichtigungen und Anpassungsoptionen
Administratoren können Erinnerungs-E-Mails aktivieren, die 1 Tag vor dem Ablaufdatum versendet werden.
Diese Benachrichtigungen helfen dabei, Verzögerungen und unvollständige Einreichungen zu vermeiden.
Anpassbare Elemente
Betreffzeile
E-Mail-Inhalt
Branding
Absenderinformationen
Die Erinnerungen können entweder:
global für alle Dokumente oder
individuell pro Dokument
aktiviert werden.
Häufig gestellte Fragen
Kann ich das Ablaufdatum ändern, nachdem das Dokument versendet wurde?
Nein.
Sobald ein Dokument versendet wurde, ist das Ablaufdatum festgelegt.
Um ein anderes Ablaufdatum zu verwenden, muss ein neues Dokument erstellt und versendet werden.
Sind Erinnerungs-E-Mails standardmäßig aktiviert?
Nein.
Erinnerungen müssen entweder in den globalen Einstellungen oder auf Dokumentebene manuell aktiviert werden.
Was passiert mit Dokumenten nach dem Ablauf?
Dokumente werden als Expired markiert und bleiben im Dashboard zur Referenz verfügbar.
Empfänger können sie jedoch nicht mehr unterschreiben oder bearbeiten.
Werden Empfänger informiert, wenn ein Dokument abläuft?
Empfänger sehen einen Hinweis auf der Dokumentenseite, dass das Dokument abgelaufen ist.
Es wird jedoch keine automatische Benachrichtigung nach dem Ablauf versendet, sofern dies nicht über externe Prozesse eingerichtet wurde.
Kann ich die Dokumentablauf-Funktion nach der Aktivierung wieder deaktivieren?
Ja.
Du kannst jederzeit zu den Einstellungen zurückkehren und die Funktion deaktivieren.
Basiert die Ablaufzeit auf der Zeitzone des Empfängers?
Nein.
Die Berechnung erfolgt auf Basis der Zeitzone des Absenders bzw. des Standorts, um eine konsistente Handhabung sicherzustellen.