Mit den Einstellungen der Automatisierung des Company-Objekts können Benutzer Unternehmensdaten aus dem Feld Business Name automatisch für das Company-Objekt verwenden. Dadurch lassen sich vorhandene Felddaten übernehmen, neue Unternehmen automatisch erstellen und die entsprechenden Kontakte nahtlos den passenden Unternehmen zuordnen.
In diesem Artikel
Verwendung der Automatisierung des Company-Objekts
Verschiedene Szenarien
Einschränkungen und erwartetes Verhalten
Verwendung der Automatisierung des Company-Objekts
Um die Automatisierung des Company-Objekts aufzurufen, navigieren Sie zu:
Sub-Account → Einstellungen → Objekte → Company
Aktivieren Sie dort die Option „Unternehmen anhand des Unternehmensnamens des Kontakts automatisch erstellen und zuordnen“.
Anschließend startet ein Prozess, der alle Kontakte mit einem ausgefüllten Feld Business Name automatisch einem Company-Datensatz mit demselben Unternehmensnamen zuordnet.
Hinweis
Beim Vergleich des Unternehmensnamens gilt Folgendes:
Groß- und Kleinschreibung wird ignoriert.
Leerzeichen werden berücksichtigt.
Unterschiedliche Schreibweisen werden als unterschiedliche Unternehmen behandelt.
Beispiele
Groß-/Kleinschreibung
Burger King
burger king
→ Es wird ein Company-Datensatz erstellt.
Leerzeichen
BurgerKing
burger king
→ Es werden zwei Company-Datensätze erstellt.
Unterschiedliche Schreibweise
Ice Cream Sunday
Ice Cream Sundae
→ Es werden zwei Company-Datensätze erstellt.
Bereits ein einzelner abweichender Buchstabe führt zur Erstellung eines separaten Unternehmens.
Nachdem Sie die Option „Unternehmen erstellen und mit Kontakten verknüpfen“ aktiviert haben, wird die Schaltfläche „Änderungen speichern“ verfügbar.
Speichern Sie anschließend die Einstellung.
Nach der Bestätigung mit „Ja“ geschieht Folgendes:
Alle Kontakte mit einem ausgefüllten Business Name im Bereich Allgemeine Informationen werden einem Company-Datensatz mit demselben Namen zugeordnet.
Existiert dieses Unternehmen noch nicht, wird es automatisch erstellt.
Nach erfolgreichem Start des Vorgangs erscheint eine Bestätigungsmeldung.
Business Name als eindeutiges Merkmal
Für diese Automatisierung dient ausschließlich das Feld Business Name als eindeutiges Identifikationsmerkmal.
Groß- und Kleinschreibung wird ignoriert.
Leerzeichen und Schreibweise müssen jedoch exakt übereinstimmen.
Automatisch übernommene Felder
Wenn folgende Informationen im Bereich Allgemeine Informationen des Kontakts ausgefüllt sind, werden sie automatisch in das neu erstellte Company übernommen:
Straße
Stadt
Land
Bundesland
Postleitzahl
Website
Im gezeigten Beispiel wurden Straße und Website absichtlich leer gelassen.
Verschiedene Szenarien
Ein einzelner Kontakt mit einem eindeutigen Unternehmensnamen
Wenn ein Unternehmensname nur bei einem Kontakt vorhanden ist:
Es wird ein neues Company mit diesem Namen erstellt.
Der Kontakt wird automatisch diesem Unternehmen zugeordnet.
Mehrere Kontakte mit identischem Unternehmensnamen und identischen Unternehmensdaten
Wenn mehrere Kontakte denselben Unternehmensnamen besitzen:
Es wird ein Company mit diesem Namen erstellt.
Alle Kontakte werden diesem Company zugeordnet.
Mehrere Kontakte mit identischem Unternehmensnamen, aber unterschiedlichen Unternehmensdaten
Wenn mehrere Kontakte denselben Unternehmensnamen besitzen, sich jedoch die Unternehmensdaten unterscheiden:
Es wird ein Company erstellt.
Alle Kontakte werden diesem Company zugeordnet.
Für folgende Felder werden die Daten des zuletzt erstellten Kontakts übernommen:
Straße
Stadt
Land
Bundesland
Postleitzahl
Website
Einschränkungen und erwartetes Verhalten
Die Automatisierung steht ausschließlich Administratoren zur Verfügung.
Folgende Benutzer können sie verwenden:
Agentur-Administratoren
Sub-Account-Administratoren
Benutzer mit der Rolle User können diese Migration nicht starten.
Hinweis: Benutzer mit der Rolle User sehen die Einstellung zwar, können sie jedoch nicht ändern.
Nach dem Aktivieren der Automatisierung geschieht Folgendes:
Alle vorhandenen Kontakte mit einem ausgefüllten Business Name werden migriert.
Nach Abschluss der Migration werden neu angelegte Kontakte automatisch synchronisiert.
Ist ein Kontakt bereits einem Company zugeordnet, wird er nicht einem anderen Company zugeordnet, selbst wenn sein Business Name abweicht.
Vorhandene Kontakte werden nur dann migriert, wenn sie aktuell keinem Company zugeordnet sind.
Hinweis: Änderungen des Business Name bei bereits einem Company zugeordneten Kontakten haben keinerlei Auswirkungen auf diese Automatisierung.
Wird die Automatisierung deaktiviert,
wird sowohl die automatische Synchronisierung
als auch die Migration
angehalten.
Nach einer erneuten Aktivierung werden beide Prozesse automatisch fortgesetzt.
Für diese Funktion werden Audit-Protokolle erstellt.
Erfasst werden unter anderem:
welcher Benutzer die Funktion aktiviert hat,
welcher Kontakt einem Company zugeordnet wurde,
die Erstellung eines Company,
Änderungen an einem Company.
Wird die Automatisierung während einer laufenden Migration deaktiviert und später wieder aktiviert,
setzt das System die Migration an der zuletzt bearbeiteten Stelle fort und verarbeitet anschließend die verbleibenden Kontakte.
Die Automatisierung funktioniert ebenfalls bei Kontakten, die erstellt wurden über:
CSV-Import
öffentliche API
Formulare
weitere unterstützte Quellen
Dabei erfolgt eine Live-Synchronisierung zwischen Business Name und dem zugeordneten Company.
Hinweis: Beim CSV-Import muss die Datei eine Spalte mit der Überschrift „Business Name“ enthalten. Nur wenn dieses Feld ausgefüllt ist und die Automatisierung des Company-Objekts aktiviert wurde, werden Kontakte beim Import automatisch einem Company zugeordnet oder es wird ein neues Company erstellt.
Sollte beim CSV-Import versehentlich ein falscher Unternehmensname (z. B. aufgrund eines Tippfehlers oder unterschiedlicher Leerzeichen) verwendet werden und dadurch ein falsches Company entstehen, müssen die betroffenen Kontakte gelöscht und anschließend mit einer korrigierten CSV-Datei erneut importiert werden.
Dabei gilt:
Gelöschte Kontaktdaten können nicht wiederhergestellt werden, da beim erneuten Import ein neuer Kontaktdatensatz erstellt wird.
Diese Automatisierung ist nicht bidirektional.
Nachdem ein Company anhand des Business Name erstellt wurde:
werden Änderungen am Company-Namen nicht zurück in das Feld Business Name des Kontakts geschrieben,
werden Änderungen an den synchronisierten Unternehmensfeldern ebenfalls nicht zurück auf den Kontakt übertragen.
Ebenso wird eine spätere Änderung des Feldes Business Name beim Kontakt nicht automatisch auf das zugehörige Company übertragen.
Hinweis: Die Automatisierung des Company-Objekts dient ausschließlich dazu, vorhandene oder neue Kontakte, die noch keinem Company zugeordnet sind, automatisch einem Company mit identischem Business Name zuzuordnen. Existiert ein solches Company noch nicht, wird es automatisch erstellt.