Die Gmail Zwei-Wege-Synchronisierung ermöglicht es Benutzern, ihr Gmail-Konto mit dem CRM zu integrieren und E-Mails zwischen beiden Plattformen zu synchronisieren. Diese Integration erstellt eine Verbindung zwischen den Plattformen und synchronisiert in beide Richtungen.
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Wichtiger Hinweis
Die Gmail Zwei-Wege-Synchronisierung muss innerhalb eines Sub-Accounts eingerichtet werden, nicht auf der Agentur-Dashboard-Ebene.
Du musst entweder direkt im Sub-Account angemeldet sein oder die Funktion „Login As“ aus der Agenturansicht verwenden, um auf den Sub-Account zuzugreifen.
Dadurch wird sichergestellt, dass die Gmail-Verbindung für die Unterhaltungen im richtigen CRM-Standort verwendet wird.
In diesem Artikel
Was ist die Gmail Zwei-Wege-Synchronisierung?
Schritte zur Verbindung
Wie funktioniert die Zwei-Wege-Synchronisierung zwischen dem CRM und deinem E-Mail-Konto?
Weitere Funktionen
E-Mail aktualisieren
E-Mail trennen
BCC-Adresse
Funktioniert die Zwei-Wege-Synchronisierung nur für einzelne E-Mails oder auch für Bulk Emails und Workflows?
FAQs
Was passiert mit E-Mails von bestehenden Kontakten?
Werden vorhandene E-Mails gelöscht, wenn ein synchronisiertes Konto entfernt wird?
Werden neue E-Mails nach dem Entfernen eines Kontos noch synchronisiert?
Werden alle bestehenden Gmail-Kontakte mit dem CRM synchronisiert?
Was passiert, wenn eine neue E-Mail von einem Kontakt eingeht?
Was passiert mit gesendeten E-Mails aus dem CRM oder Gmail?
Wie werden CC- und BCC-Empfänger behandelt?
Was passiert, wenn ein Kontakt einer anderen Person schreibt, aber den CRM-Benutzer einbezieht?
Wie wird ein E-Mail-Thread bei mehreren Empfängern verwaltet?
Was passiert, wenn derselbe Kontakt in mehreren Standorten mit derselben synchronisierten E-Mail-Adresse existiert?
Was ist die Auto-BCC-Synchronisierung und wie funktioniert sie?
Wie wird die sichere Verbindung gehandhabt, wenn sich die Gmail-Anmeldedaten ändern?
Was passiert beim Weiterleiten einer E-Mail aus Gmail?
Was passiert bei doppelten E-Mails mit mehreren Kontakten?
Was ist die Gmail Zwei-Wege-Synchronisierung?
Die Gmail Zwei-Wege-Synchronisierung ist eine Funktion, die die bidirektionale Synchronisierung von E-Mails zwischen Gmail und dem CRM ermöglicht.
Benutzer können ihr Gmail-Konto mit dem CRM verbinden und dadurch eine Verbindung herstellen, die E-Mails auf beiden Plattformen synchron hält.
Alle E-Mails, die in Gmail gesendet, empfangen oder aktualisiert werden, erscheinen automatisch im CRM und umgekehrt.
Die Zwei-Wege-Synchronisierung sorgt dafür, dass Benutzer unabhängig von der verwendeten Plattform immer eine aktuelle und vollständige Übersicht ihrer E-Mails haben.
Diese Funktion vereinfacht E-Mail-Kampagnen, steigert die Produktivität und stellt sicher, dass wichtige E-Mail-Kommunikation sowohl in Gmail als auch im CRM verfügbar ist.
Schritte zur Einrichtung der Gmail Zwei-Wege-Synchronisierung
Hinweis
Der Reiter „Profile“ wird nur angezeigt, wenn du dem jeweiligen Sub-Account hinzugefügt wurdest.
Alternativ kannst du die Funktion „Login As“ verwenden, um dich als Benutzer des entsprechenden Sub-Accounts anzumelden und auf den Reiter „Profile“ zuzugreifen.
Schritt 1: Zur E-Mail-Zwei-Wege-Synchronisierung navigieren
Klicke im Sub-Account auf:
Settings
Klicke auf den Reiter:
My Profile
Scrolle nach unten zum Abschnitt:
Email (2-way Sync)
Wähle Gmail aus und klicke auf Connect.
Schritt 2: Gmail-Konto verbinden
Wenn du dazu aufgefordert wirst, wähle ein vorhandenes Gmail-Konto aus deinem Browser aus oder verbinde ein neues Konto.
Prüfe die Berechtigungsanfrage von LeadConnector und klicke auf Continue.
Prüfe die Zugriffsanfrage und klicke auf Allow.
Nach Abschluss der Einrichtung erscheint dein ausgewähltes Gmail-Konto im Bereich Email Two-Way Sync.
Wie funktioniert die Zwei-Wege-Synchronisierung zwischen dem CRM und deinem E-Mail-Konto?
Es gibt zwei Möglichkeiten, wie die Synchronisierung gestartet werden kann:
1. Synchronisierung über das CRM starten
Du sendest eine E-Mail aus dem CRM an einen Kontakt.
Dadurch wird die Synchronisierung zwischen beiden Plattformen gestartet.
2. Synchronisierung über eingehende Gmail-Nachrichten
Wenn ein Kontakt, der bereits im CRM gespeichert ist, eine E-Mail an den Benutzer sendet, der die Gmail Zwei-Wege-Synchronisierung aktiviert hat, wird diese E-Mail automatisch im Bereich Conversations synchronisiert.
Hinweis
E-Mails von Kontakten, die gleichzeitig Benutzer eines Sub-Accounts sind, werden nicht synchronisiert.
Da solche Benutzer häufig auch als Kontakte gespeichert werden, könnten diese Nachrichten vertrauliche Informationen enthalten.
Wenn die E-Mail-Adresse keinem Benutzer gehört, erfolgt die Synchronisierung wie beschrieben.
Bitte beachten
Wenn ein Benutzer mehreren Sub-Accounts zugeordnet ist und dasselbe Gmail-Konto für die Zwei-Wege-Synchronisierung in allen Accounts verwendet:
Wird die E-Mail des Kontakts zunächst in allen entsprechenden Sub-Accounts angezeigt.
Gespeichert bleibt jedoch nur die Instanz in dem Sub-Account, aus dem der Benutzer antwortet.
Für alle anderen Instanzen wird die Synchronisierung beendet.
Zusätzlich stellt die Benutzerzuweisung sicher, dass Unterhaltungen nicht in Sub-Accounts erscheinen, zu denen der Kontakt nicht gehört.
Gesendete E-Mails erscheinen automatisch im Ordner Gesendet des verbundenen Gmail-Kontos.
Bitte beachten
Gmail unterstützt nur etwa 500 E-Mails pro Tag.
Alle darüber hinaus gesendeten E-Mails schlagen fehl.
Alle nachfolgenden Nachrichten innerhalb eines E-Mail-Threads werden synchronisiert.
Ausgehende E-Mails aus Gmail erscheinen im CRM und umgekehrt.
Bitte beachten
Die maximale Größe unterstützter Anhänge für die Gmail Zwei-Wege-Synchronisierung beträgt 25 MB.
Weitere Funktionen
E-Mail aktualisieren
Mit dieser Funktion können Benutzer ihre verbundene E-Mail-Adresse ändern, ohne die bestehende Verbindung zuerst zu trennen.
Neue ausgehende E-Mails aus dem CRM werden anschließend mit der neu verbundenen E-Mail-Adresse synchronisiert.
Nachfolgende Nachrichten der zuvor verbundenen E-Mail-Adresse werden nicht mehr zwischen CRM und persönlichem E-Mail-Konto synchronisiert.
E-Mail trennen
Mit dieser Funktion kann die Verbindung getrennt und die Synchronisierung beendet werden.
Nach dem Trennen werden keine E-Mails oder Nachrichten mehr zwischen beiden Plattformen synchronisiert.
BCC-Adresse
Du kannst die BCC-Adresse im Feld Cc oder Bcc verwenden, wenn du eine E-Mail aus Gmail oder Outlook sendest.
Dadurch werden Kontakt und Unterhaltung automatisch im CRM angelegt.
So wird die Kommunikation zentralisiert und alle relevanten Daten werden gespeichert.
Alle zukünftigen E-Mails dieses Kontakts, die in Gmail oder Outlook eingehen, werden automatisch mit dem CRM synchronisiert.
Bitte beachten
Bei der Verwendung von BCC-Adressen kann Gmail die Meldung „Zustellung unvollständig“ anzeigen.
Dies geschieht, weil die BCC-Adresse für Protokollierungszwecke verwendet wird und Gmail keine Zustellbestätigung für BCC-Empfänger erhält.
Trotz dieser Meldung kann die Nachricht erfolgreich im CRM gespeichert worden sein.
Funktioniert die Zwei-Wege-Synchronisierung nur für einzelne E-Mails oder auch für Bulk Emails und Workflows?
Sender-Domain-Mapping für verschiedene E-Mail-Typen
Einzelne E-Mails
Wenn ein persönliches Gmail-Konto verbunden ist, wird die Gmail-Adresse als Sender-Domain für einzelne E-Mails verwendet.
Diese E-Mails werden direkt über Gmail versendet, sobald die Zwei-Wege-Synchronisierung aktiviert ist.
Beachte, dass Google ein Limit von 500 E-Mails pro Tag festlegt.
Bulk Emails
Bulk Emails werden weiterhin über den auf Sub-Account-Ebene definierten E-Mail-Anbieter versendet.
Die Zwei-Wege-Synchronisierung hat darauf keinen Einfluss.
Workflows & Automationen
Automatisierte E-Mails werden nicht über die Zwei-Wege-Synchronisierung versendet.
Sie werden über die auf Sub-Account-Ebene definierten Anbieter verschickt.
Dadurch funktionieren CRM-Automationen und der E-Mail-Versand nahtlos zusammen.
Bitte beachten
Mit dieser Einrichtung können Benutzer die Zwei-Wege-Synchronisierung für persönliche Einzel-E-Mails verwenden und gleichzeitig erfolgreich Bulk Emails versenden.
Das Gmail-Limit von 500 E-Mails pro Tag gilt ausschließlich für einzelne E-Mails.
Bulk Emails können weiterhin über LeadConnector oder SMTP versendet werden, ohne dieses Limit zu beeinflussen.
Dadurch können umfangreiche E-Mail-Kampagnen durchgeführt werden, ohne durch die tägliche Versandbegrenzung von Gmail eingeschränkt zu werden.
FAQs
Was passiert mit E-Mails von bestehenden Kontakten?
Alle eingehenden E-Mails bestehender Kontakte werden sowohl im CRM als auch im Gmail-/Outlook-Posteingang angezeigt.
Dadurch steht die gesamte Kommunikation auf beiden Plattformen zur Verfügung.
Werden vorhandene E-Mails gelöscht, wenn ein synchronisiertes Konto entfernt wird?
Nein.
Bereits synchronisierte E-Mails bleiben erhalten.
Nur neue E-Mails nach dem Entfernen des Kontos werden nicht mehr synchronisiert.
Werden neue E-Mails nach dem Entfernen eines Kontos noch synchronisiert?
Nein.
Neue eingehende oder ausgehende E-Mails werden nach dem Entfernen der Verbindung nicht mehr zwischen CRM und Gmail/Outlook synchronisiert.
Werden alle bestehenden Gmail-Kontakte mit dem CRM synchronisiert?
Ja.
Die Zwei-Wege-Synchronisierung erkennt bestehende Gmail-Kontakte und synchronisiert sie mit dem CRM.
Bereits vor der Verbindung vorhandene E-Mails können jedoch nicht nachträglich synchronisiert werden.
Was passiert, wenn eine neue E-Mail von einem Kontakt eingeht?
Neue eingehende E-Mails bestehender Kontakte erscheinen sowohl im CRM als auch in Gmail.
Wenn die E-Mail zu einem bestehenden Thread gehört, wird sie innerhalb desselben Gesprächsverlaufs angezeigt.
Was passiert mit gesendeten E-Mails aus dem CRM oder Gmail?
E-Mails, die aus dem CRM versendet werden, werden automatisch im Ordner Gesendet des verbundenen Gmail-Kontos gespeichert.
E-Mails aus Gmail erscheinen automatisch in den Unterhaltungen des entsprechenden CRM-Kontakts.
Wie werden CC- und BCC-Empfänger behandelt?
Wenn ein Benutzer per CC oder BCC hinzugefügt wird oder zu mehreren Empfängern gehört, wird dies im CRM beim entsprechenden Kontakt angezeigt.
Für CC- oder BCC-Adressen werden keine neuen Kontakte erstellt.
Was passiert, wenn ein Kontakt einer anderen Person schreibt, aber den CRM-Benutzer einbezieht?
Die E-Mail wird im CRM beim entsprechenden Kontakt gespeichert, sodass der vollständige Kommunikationsverlauf erhalten bleibt.
Wie wird ein E-Mail-Thread bei mehreren Empfängern verwaltet?
Bei mehreren Empfängern wird der erste Kontakt als Hauptunterhaltung im CRM verwendet.
Alle nachfolgenden E-Mails erscheinen in diesem Thread.
Was passiert, wenn derselbe Kontakt in mehreren Standorten mit derselben synchronisierten E-Mail-Adresse existiert?
Vom CRM ausgehende E-Mails werden nur im jeweiligen Standort angezeigt.
Antworten und weitere Kommunikation bleiben ebenfalls standortspezifisch.
E-Mails eines Kontakts an den CRM-Benutzer werden jedoch in allen Standorten angezeigt.
Was ist die BCC-Adresse und wie funktioniert sie?
Du kannst die BCC-Adresse im Feld Cc oder Bcc verwenden, wenn du E-Mails aus Gmail oder Outlook versendest.
Dadurch werden Kontakt und Unterhaltung automatisch im CRM erstellt.
Alle zukünftigen E-Mails dieses Kontakts werden anschließend automatisch synchronisiert.
Wie wird die sichere Verbindung gehandhabt, wenn sich die Gmail-Anmeldedaten ändern?
Wenn sich die Gmail-Anmeldedaten ändern, musst du die Verbindung erneut authentifizieren und die Synchronisierung neu einrichten, um die sichere Verbindung aufrechtzuerhalten.
Was passiert beim Weiterleiten einer E-Mail aus Gmail?
Weitergeleitete E-Mails an bestehende Kontakte werden als gesendete E-Mails behandelt und beim entsprechenden Kontakt im CRM synchronisiert.
Was passiert bei doppelten E-Mails mit mehreren Kontakten?
Doppelte E-Mails, die an mehrere Kontakte gesendet werden, werden dem zuerst erstellten Kontakt im CRM zugeordnet.