Service Calendars in HighLevel ermöglichen es MedSpas, Buchungen zu automatisieren, Mitarbeiterpläne zu verwalten und Ressourcen wie Behandlungsräume sowie Geräte und Verbrauchsmaterialien zuzuweisen. Durch die Einrichtung von Service Calendars können Anbieter reibungslose Abläufe sicherstellen, Doppelbuchungen vermeiden und Kunden eine nahtlose Buchungserfahrung bieten.
INHALTSVERZEICHNIS
Was ist ein Service Calendar?
Wichtige Vorteile von Service Calendars
Mitarbeiter und Verfügbarkeiten hinzufügen
Gruppen für MedSpa-Services erstellen
Service Calendar erstellen
Bestehende Service Calendars bearbeiten
Service Menu erstellen
Häufig gestellte Fragen
Was ist ein Service Calendar?
Service Calendars sind Terminplanungstools, mit denen du spezifische Dienstleistungen definieren, Mitarbeiter zuweisen und Ressourcen wie Räume und Equipment verwalten kannst. Für ein MedSpa bedeutet dies, dass du Kalender für Services wie Microneedling, Lasertherapie und Injektionen erstellen kannst – jeweils verknüpft mit dem passenden Behandler, Behandlungsraum und Equipment. Dadurch können Kunden einfach buchen, während dein Team Terminüberschneidungen vermeidet.
Wichtige Vorteile von Service Calendars
Service Calendars helfen MedSpas dabei, Terminplanung zu optimieren, Effizienz zu steigern und die Kundenerfahrung zu verbessern.
Automatisierte Terminplanung: Kunden buchen Termine ohne Anruf in der Praxis.
Ressourcenverwaltung: Weise Behandlungsräume und Geräte/Materialien (Lasergeräte, Microneedling-Pens, Verbrauchsmaterialien) zu, um Doppelbuchungen zu verhindern.
Mitarbeiterplanung: Definiere die Arbeitszeiten der Behandler für genaue Verfügbarkeiten.
Service-Gruppierung: Organisiere Angebote in Gruppen wie „Laser & Skin Treatments“ oder „Injectables & Facials“.
Flexible Menüs: Biete mehrere Services in einer Buchung an (z. B. Beratung + Behandlung).
Professionelles Branding: Verwende Bilder und individuelle Farben für eine professionelle Buchungsseite.
Mitarbeiter und Verfügbarkeiten hinzufügen
Das Hinzufügen von Mitarbeitern ist die Grundlage von Service Calendars, da kein Service ohne eingerichtete Behandler zugewiesen werden kann.
1. Add User klicken
Navigiere im Sub-Account zu:
Settings → My Staff → Add User
2. Benutzerinformationen und Berechtigungen
Gib den Namen, die E-Mail und die Extension des Behandlers ein.
Lege Benutzerrechte fest (bei Bedarf eingeschränkter Zugriff).
Definiere die Verfügbarkeit:
Beispiel:
Mark arbeitet Mo, Mi, Fr von 9–17 Uhr
Henry arbeitet Di–Sa von 11–19 Uhr
Klicke anschließend auf Save.
Gruppen für MedSpa-Services erstellen
Gruppen dienen als Kategorien zur Organisation von Services. Jede Gruppe besitzt ihren eigenen Buchungslink.
1. Calendar Settings öffnen
Gehe im Calendars-Menü oben rechts auf Calendar Settings.
2. Service Menu aktivieren
Gehe zu:
Preferences → Account Preference
Aktiviere die Option Service Menu.
Dadurch wird das servicebasierte Buchungssystem aktiviert.
3. Gruppenerstellung starten
Klicke im Calendars Tab links auf + New Group.
Gruppen helfen bei der Organisation verwandter Services wie:
Microneedling
Lasertherapie
Injektionen
4. Gruppendetails hinzufügen
Gib folgende Informationen ein:
Group Name
Description
URL (Slug)
Wähle anschließend den Template-Typ:
Classic
Neo
Danach auf Create klicken.
Service Calendar erstellen
1. Service Calendar erstellen
Wähle links eine Gruppe aus und klicke auf Create Calendar.
Damit startest du die Einrichtung eines neuen Service Calendars für einen spezifischen MedSpa-Service wie Microneedling oder Lasertherapie.
2. Service Booking auswählen
Gehe zu:
Calendars → Service Menu → Create Service Menu
Wähle anschließend:
Service Booking
Diese Option ist speziell für dienstleistungsbasierte Unternehmen wie MedSpas gedacht.
3. Grundlagen des Services eingeben
Fülle folgende Informationen aus:
Service Name
Assigned Staff
Custom URL
Service Duration
Availability
Klicke anschließend auf Advanced Settings.
Advanced Settings enthalten:
Service Details
Availability
Forms & Payment
Notifications
Customizations
Rooms & Equipment
Diese Optionen ermöglichen:
Optimierung des Buchungsprozesses
Branding hinzufügen
Zahlungsabwicklung
Zuweisung von Behandlungsräumen und Geräten/Materialien
4. Service-Details einrichten
Im Bereich Service Details definierst du die Informationen, die Kunden sehen.
Service Logo hochladen
Für ein professionelles Erscheinungsbild der Buchungsseite.
Service Name
Beispiele:
Microneedling
Laser Therapy
Injectables
Description
Beschreibe den Service klar.
Beispiel:
„30-minütige Laserbehandlung inklusive Beratung und Nachsorge.“
Service einer Gruppe zuweisen
Beispiel:
„Laser & Skin Treatments“
Custom URL erstellen
Beispiel:/laser-treatment-booking
5. Appointment & Staff Setup
Hier definierst du die Darstellung für Kunden und Mitarbeiter.
Appointment Invite Title
Kann Platzhalter enthalten wie:{{contact.name}}
Team Members
Weise einen oder mehrere Behandler zu.
Kunden sehen nur die verfügbaren Zeitfenster dieser Mitarbeiter.
Meeting Location
Kann sein:
MedSpa-Praxis
Behandlungsraum
individueller Video-Link
Meeting Color
Zur visuellen Unterscheidung im Kalender.
6. Raum zuweisen
Im Bereich Rooms verknüpfst du einen physischen Raum mit dem Service.
Beispiele:
Treatment Room 1
Laser Room
Procedure Room
Dadurch wird verhindert, dass derselbe Raum doppelt gebucht wird.
Besonders wichtig bei begrenzten Behandlungsräumen.
7. Equipment zuweisen
Im Bereich Equipment verknüpfst du benötigte Ressourcen.
Beispiele:
Lasergeräte
Microneedling-Pens
Behandlungsmaterialien
Du kannst zusätzlich verfügbare Mengen definieren.
Das System reserviert automatisch die benötigten Geräte und Materialien pro Buchung.
Dadurch bleiben alle Ressourcen zuverlässig verfügbar.
Bestehende Service Calendars bearbeiten
Gehe zu:
Meetings → Service Calendars (v1)
Suche den gewünschten Kalender und klicke auf das Stift-Symbol unter Actions.
Dort kannst du:
Service Name
Mitarbeiter
Verfügbarkeiten
Notifications
Ressourcen
bearbeiten.
Service Menu erstellen
Das Service Menu ermöglicht es, mehrere Services oder Gruppen auf einer einzigen Buchungsseite darzustellen.
1. Service Menu öffnen
Gehe zu:
Meetings → Service Calendars (v1) → Service Menu
2. Service Menu erstellen
Klicke oben rechts auf:
+ Create Service Menu
3. Menüdetails
Fülle folgende Informationen aus:
Service Menu Name
Description
Service URL Slug
Wähle zusätzlich:
Form
Consent Checkbox (optional)
Diese Einstellungen bestimmen die Darstellung für Kunden.
4. Optionen aktivieren
Unter Additional Options aktivieren:
Enable Add Guests
Enable Multiple Service Selection
Enable Staff Selection
Damit können Kunden:
Gäste hinzufügen
mehrere Services buchen
bevorzugte Behandler auswählen
5. Services auswählen
Klicke auf Select Services und wähle Gruppen oder einzelne Services aus.
Nur bereits erstellte und zugewiesene Services erscheinen hier.
6. Reihenfolge festlegen
Unter Arrange your services kannst du per Drag-and-drop sortieren.
Platziere wichtige Services oben:
Laser Therapy
Microneedling
Dies verbessert die Conversion.
Wenn Kunden den Link zum Service Menu erhalten, sehen sie alle Services auf einer einzigen Buchungsseite.
Die Beherrschung von Service Calendars in HighLevel ist entscheidend für MedSpas mit vielfältigen Behandlungen. Diese Anleitung hilft dabei, Service Calendars professionell einzurichten, zu strukturieren und zu optimieren, um Prozesse zu verbessern und die Patientenerfahrung zu steigern.
Häufig gestellte Fragen
Q: Warum kann ich einen Service Calendar nicht speichern?
Mindestens ein Mitarbeiter muss zugewiesen sein.
Q: Warum werden keine Zeitfenster angezeigt?
Überprüfe:
Mitarbeiterverfügbarkeit
zugewiesene Räume
Equipment
Q: Können Kunden mehrere Services gleichzeitig buchen?
Ja, aktiviere Multiple Services im Service Menu.
Q: Kann ich Anzahlungen akzeptieren?
Ja, über Stripe oder PayPal unter Forms & Payment.
Q: Wie verhindere ich Doppelbuchungen von Behandlungsräumen oder Geräten?
Weise jedem Service Räume und Equipment zu.
Q: Können Kunden ihren bevorzugten Behandler auswählen?
Ja, aktiviere Staff Selection im Service Menu.
Q: Wie liste ich alle Services auf einer Seite auf?
Nutze das Service Menu, um mehrere Kalender zu kombinieren.