Round Robin Calendars in ProfitBoost ermöglichen es Unternehmen, Termine gleichmäßig auf mehrere Teammitglieder zu verteilen. Dadurch wird die Terminplanung effizient, fair und auf Basis von Verfügbarkeit oder gleichmäßiger Auslastung optimiert. Diese Anleitung zeigt dir Schritt für Schritt, wie du Round Robin Calendars einrichtest, Verteilungslogiken konfigurierst und Teamzuweisungen anpasst.
INHALTSVERZEICHNIS
Was sind Round Robin Calendars und wie funktionieren sie?
Warum Round Robin Calendars verwenden?
Round Robin Calendar erstellen
Zusätzliche Ressourcen & Support für ProfitBoost Calendars
Häufig gestellte Fragen
Was sind Round Robin Calendars und wie funktionieren sie?
Ein Round Robin Calendar ist ein Planungssystem, das Termine automatisch auf zugewiesene Teammitglieder verteilt. Es sorgt für eine faire Arbeitsverteilung und optimiert die Verfügbarkeit, indem automatisch geprüft wird, welches Teammitglied zum gewünschten Zeitpunkt verfügbar ist.
Wichtige Punkte:
Mindestens ein Teammitglied muss bei der Einrichtung zugewiesen werden.
Wenn ein Kunde einen Termin anfragt, prüft das System zuerst die Verfügbarkeit des ersten zugewiesenen Teammitglieds.
Ist dieses nicht verfügbar, wird automatisch das nächste Teammitglied geprüft.
Dieser Prozess wird fortgesetzt, bis ein verfügbares Teammitglied gefunden wird.
Sind keine Teammitglieder verfügbar, wird die Buchung verhindert, sodass nur gültige Zeitfenster angezeigt werden.
Wichtiger Vorteil: Kunden buchen nur dann Termine, wenn tatsächlich jemand verfügbar ist – das verhindert Konflikte und reduziert manuellen Aufwand.
Wie Slot-Kapazität berechnet wird
Wenn dein Round Robin Calendar mehrere Buchungen pro Zeitfenster erlaubt, wird die Verfügbarkeit durch die Slot-Kapazität bestimmt. Jede bestätigte Buchung reduziert die Kapazität um 1. Wenn eine Buchung mehrere Zeitfenster überschneidet, wird jedes betroffene Slot entsprechend reduziert. Ein Slot wird erst blockiert, wenn seine maximale Kapazität erreicht ist.
Warum Round Robin Calendars verwenden?
Round Robin Calendars bieten mehrere Vorteile, besonders für Teams mit geteilten Terminen:
Effiziente Planung: Automatische Zuweisung spart Zeit und reduziert manuellen Aufwand.
Ausgeglichene Auslastung: Termine werden gleichmäßig verteilt.
Schnellere Reaktionszeiten: Das nächste verfügbare Teammitglied wird automatisch gewählt.
Mehr Flexibilität für Kunden: Kunden sehen nur verfügbare Zeiten.
Ideal für wachsende Teams: Skalierbar bei hohem Terminvolumen.
Round Robin Calendar erstellen
Schritt 1: Gehe zu Einstellungen → Calendars in ProfitBoost, klicke auf Create Calendar und wähle Round Robin als Kalendertyp.
Alternativ: Im Subaccount unter Calendars → Calendar Settings → Create Calendar → Round Robin auswählen.
Schritt 2: Vergib einen Namen und optional eine Beschreibung für den Kalender.
Schritt 3: Wähle die Teammitglieder aus, die Termine erhalten sollen.
Schritt 4: Passe die Custom URL an (wird automatisch vorgeschlagen und kann geändert werden).
Schritt 5: Lege Dauer und Verfügbarkeit fest (inkl. Wochenzeiten und Ausnahmen).
Schritt 6: Optional: Aktiviere Zahlungen und wähle Währung sowie Beschreibung.
Schritt 7: Klicke auf Save, um den Round Robin Calendar zu erstellen.
Danach kannst du den Kalender ansehen oder über die drei Punkte bearbeiten.
Zusätzliche Ressourcen & Support für ProfitBoost Calendars
1. Kalender Setup & Anpassung
Round Robin Verteilungslogik
Teamzuweisung in Round Robin Calendars
Staff Selection konfigurieren
Linked & Conflict Calendars einrichten
2. Verfügbarkeit & Planung
Individuelle Verfügbarkeit anpassen
Wochenzeiten & Datumsausnahmen konfigurieren
3. Zahlungsfunktionen
Zahlungen in Calendars aktivieren
Payment Gateways verbinden
4. Fehlerbehebung & Verwaltung
Troubleshooting Tool für Calendars
Calendar Groups deaktivieren
Calendars per HTML einbetten
Häufig gestellte Fragen
F: Was passiert, wenn keine Teammitglieder verfügbar sind?
Der Kunde muss einen anderen Zeitpunkt wählen.
F: Kann ich Termine manuell zuweisen statt Round Robin zu nutzen?
Ja, das ist in den Termin-Einstellungen möglich.
F: Kann ich bestimmte Teammitglieder priorisieren?
Nein, es basiert auf Verfügbarkeit oder gleichmäßiger Verteilung.
F: Kann ich Kunden beim Buchen direkt bezahlen lassen?
Ja, über die Funktion „Accept Payments“.