Dieser Leitfaden bietet einen umfassenden Überblick über die Terminverteilungslogik von Round-Robin-Kalendern in ProfitBoost.
Er erklärt, wie Termine automatisch innerhalb eines Teams zugewiesen werden, um eine faire Planung und optimierte Verfügbarkeit sicherzustellen.
INHALTSVERZEICHNIS
Einleitung
Methoden der Terminverteilung
1. Optimierung nach Verfügbarkeit
2. Optimierung nach gleichmäßiger Verteilung
Festlegen von Teammitglied-Prioritäten
Auswahl des Meeting-Standorts
Häufig gestellte Fragen
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Einleitung
Round-Robin-Kalender automatisieren die Verteilung von Terminen innerhalb eines Teams. Diese Funktion sorgt für faire Planung und optimiert die Verfügbarkeit. Sie ist besonders geeignet für Unternehmen, die auf Team-basierte Buchungen angewiesen sind, z. B. Vertrieb, Kundenservice oder medizinische Dienstleistungen.
Mit dem Round-Robin-Kalendertyp können Kunden mehr verfügbare Zeitfenster sehen und gleichzeitig wird die Arbeitslast im Team effizient verteilt. Neue Termine werden automatisch zugewiesen, wodurch manuelle Zuweisungen entfallen.
Für weitere Informationen siehe: Round-Robin-Kalender – Setup Guide
Methoden der Terminverteilung
Round-Robin-Kalender nutzen zwei Hauptmethoden zur Terminverteilung: „Optimierung nach Verfügbarkeit“ und „Optimierung nach gleichmäßiger Verteilung“. Die Wahl der Methode hängt von den Geschäftszielen ab.
1. Optimierung nach Verfügbarkeit
Diese Methode priorisiert Teammitglieder, die zum gewählten Zeitpunkt verfügbar sind.
Am besten geeignet für: Unternehmen mit Fokus auf sofortige Verfügbarkeit (z. B. Support, medizinische Notfälle).
Wichtige Merkmale:
Termine werden zuerst an verfügbare Teammitglieder vergeben
Teammitglieder mit höherer Priorität werden bevorzugt berücksichtigt
Effiziente Nutzung freier Zeitfenster
Reduzierte Wartezeiten für Kunden
2. Optimierung nach gleichmäßiger Verteilung
Diese Methode verteilt Termine gleichmäßig über alle Teammitglieder, unabhängig von kurzfristiger Verfügbarkeit. Sie rotiert Zuweisungen, um Fairness sicherzustellen.
Am besten geeignet für: Vertriebsteams, Beratungsdienste oder Unternehmen mit gleichmäßiger Arbeitslastverteilung.
Wichtige Merkmale:
Gleichmäßige Verteilung der Termine im Team
Verhindert Überlastung einzelner Mitarbeiter
Optimal bei ähnlichen Verfügbarkeiten im Team
Funktionsweise:
Termine werden über einen Zeitraum von einem Monat gleichmäßig verteilt.
Diese Logik gilt nur, wenn „Any Available“ ausgewählt ist.
Wenn ein Buchender einen bestimmten Mitarbeiter auswählt, wird dieser bevorzugt zugewiesen.
Monatliche Verteilungslogik
Wenn ein Termin in einem bestimmten Monat gebucht wird (z. B. April):
Das System zählt alle Termine pro Teammitglied im Monat
Neue Termine werden so verteilt, dass ein Gleichgewicht entsteht
Kein Teammitglied darf mehr als 3 Termine Vorsprung haben
Verfügbarkeitsregeln
Das System überwacht die Anzahl der Termine pro Teammitglied:
Wenn ein Teammitglied 3 oder mehr Termine Vorsprung hat, wird dessen Verfügbarkeit vorübergehend ausgeblendet
Sobald andere aufholen, wird die Verfügbarkeit wieder aktiviert
Beispiel:
John hat 3 Termine, Hannah 0 → Johns Verfügbarkeit wird ausgeblendet
Sobald Hannah 1 Termin erhält → John wird wieder verfügbar
Wenn John erneut einen Termin erhält (4–1) → wird er erneut ausgeblendet
Wichtige Hinweise
Wenn ein Teammitglied hinzugefügt oder entfernt wird, wird die Zählung zurückgesetzt
Wenn zwischen den Verteilungsmodi gewechselt wird, wird die Zählung ebenfalls zurückgesetzt
Wie die Zuweisung beim Buchen erfolgt
Beim Buchungsvorgang:
Das System prüft die Anzahl der Termine pro Teammitglied im Monat
Das Mitglied mit den wenigsten Terminen wird ausgewählt
Bei Gleichstand entscheidet die vordefinierte Reihenfolge im Team
Ist das gewählte Mitglied nicht verfügbar, wird der nächste geeignete gewählt
Best Practices für gleichmäßige Verteilung
Deaktiviere „Allow Staff Selection“, damit die automatische Verteilung korrekt funktioniert
Gleichmäßige Verteilung funktioniert am besten bei ähnlichen Verfügbarkeiten im Team
Festlegen von Teammitglied-Prioritäten
Du kannst Prioritätsstufen vergeben, um die Zuweisung zu beeinflussen. Höher priorisierte Mitglieder werden bevorzugt, wenn mehrere verfügbar sind.
Prioritätsstufen:
High Priority → wird zuerst ausgewählt
Medium Priority → wird gewählt, wenn kein High Priority verfügbar ist
Low Priority → wird nur gewählt, wenn keine anderen verfügbar sind
Auswahl des Meeting-Standorts
Du kannst für jedes Teammitglied einen bevorzugten Meeting-Standort definieren:
Zoom → Online-Meeting über Zoom
Google Meet → Online-Meeting über Google Meet
Phone → Telefontermin
Full Address → Vor-Ort-Termin
Ask the Booker → Buchender wählt Standort
Microsoft Teams → Online-Meeting über Teams
Häufig gestellte Fragen
F: Kann ich die Verteilungsmethode nachträglich ändern?
Ja, jederzeit in den Kalendereinstellungen.
F: Was passiert, wenn ein Teammitglied nicht verfügbar ist?
Bei Verfügbarkeit wird automatisch ein anderes Mitglied gewählt; bei gleichmäßiger Verteilung wird übersprungen und weiter rotiert.
F: Kann ich Teammitglieder aus dem Round-Robin ausschließen?
Ja, sie können in den Einstellungen entfernt werden.
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