Die korrekte Zuweisung von Teammitgliedern in Round-Robin-Kalendern stellt eine faire und effiziente Verteilung von Terminen sicher. Diese Funktion ermöglicht es Unternehmen, die Terminplanung zu automatisieren und gleichzeitig flexibel auf bestimmte Präferenzen bei der Zuweisung einzugehen.
INHALTSVERZEICHNIS
Wichtige Begriffe verstehen
Reschedule-Präferenzen konfigurieren
Einstellungen für neue Termine
Zusätzliche Einstellungen
Best Practices
Häufig gestellte Fragen
Verwandte Artikel
Wichtige Begriffe verstehen
Um Round-Robin-Kalender effektiv zu verwalten, ist es wichtig, zentrale Begriffe zu verstehen, die die Teammitglied-Zuweisung beeinflussen. Diese Definitionen helfen dabei, die Einstellungen korrekt zu konfigurieren und eine reibungslose Terminverteilung sicherzustellen.
Appointment Owner (Termininhaber): Der Benutzer, dem ein spezifischer Termin bei der Buchung zugewiesen wird.
Assigned User (Zugewiesener Benutzer): Der dem Kontakt im System zugewiesene Benutzer, der häufig für die Verwaltung laufender Interaktionen verwendet wird.
Reschedule-Präferenzen konfigurieren
Reschedule-Präferenzen bestimmen, wie Termine neu zugewiesen werden, wenn Kunden ihre Buchung ändern. Diese Einstellungen sorgen für Flexibilität bei gleichzeitiger Effizienz in der Terminverteilung.
Schritt 1: Zugriff auf erweiterte Einstellungen
Gehe zu Einstellungen > Kalender und wähle deinen Round-Robin-Kalender aus.
Klicke auf Meeting Details und wähle Team Members.
Schritt 2: Auswahl der Reschedule-Optionen
Öffne Advanced Settings, um die Reschedule-Präferenzen zu konfigurieren.
Neu zuweisen über Round Robin: Wenn diese Option aktiviert ist, wird der neu geplante Termin gemäß dem Round-Robin-Algorithmus einem beliebigen verfügbaren Teammitglied zugewiesen.
Gleichen Appointment Owner behalten: Wenn diese Einstellung aktiviert ist, werden beim Umplanen über den Reschedule-Link nur die verfügbaren Zeiten des ursprünglichen Termininhabers angezeigt.
Beispiel: Wenn User A der ursprüngliche Appointment Owner war, werden beim Umplanen nur dessen verfügbare Zeiten angezeigt.
Bitte beachten: Du kannst „Allow Staff Selection“ deaktivieren, um zu verhindern, dass Buchende den Mitarbeiter im Buchungs-Widget ändern.
Einstellungen für neue Termine
Die Einstellungen für neue Termine ermöglichen es Unternehmen, automatische Zuweisungen basierend auf vordefinierten Bedingungen zu steuern.
Schritt 1: „Always Book with Assigned User“ aktivieren
Diese Funktion stellt sicher, dass neue Termine bevorzugt beim dem dem Kontakt zugewiesenen Benutzer gebucht werden. Falls kein zugewiesener Benutzer vorhanden ist, greift automatisch die Round-Robin-Zuweisung.
Hinweis: Deaktiviere „Allow Staff Selection“, um zu verhindern, dass Buchende den Mitarbeiter im Buchungs-Widget ändern.
Voraussetzungen:
Der Lead oder Kunde muss bereits einem Benutzer zugewiesen sein.
Das Formular muss im Buchungs-Widget an erster Stelle stehen. Dies kann unter Forms & Payments angepasst werden.
Schritt 2: Konfigurationsschritte
Gehe zu Meeting Details > Team Members > Advanced Settings und aktiviere „Always Book with Assigned User“.
So funktioniert die Zuweisung neuer Termine
Wenn das Formular an erster Stelle steht, gibt der Kontakt seine Informationen ein. Anhand von E-Mail oder Telefonnummer prüft das System den zugewiesenen Benutzer. Es gibt drei Szenarien:
Kein zugewiesener Benutzer: Der Termin wird per Round-Robin zugewiesen.
Zugewiesener Benutzer ist nicht im Kalender: Der Termin wird per Round-Robin unter den verfügbaren Teammitgliedern verteilt.
Zugewiesener Benutzer ist im Kalender: Der Termin wird direkt diesem Benutzer zugewiesen und nur dessen verfügbare Zeiten werden angezeigt.
Bitte beachten: Wenn diese Einstellung deaktiviert ist, werden alle neuen Termine über Round-Robin verteilt.
Zusätzliche Einstellungen
Um das Buchungserlebnis weiter zu optimieren, können zusätzliche Optionen unter Notifications und Additional Options aktiviert werden.
Einstellung 1: Kontakte ihren jeweiligen Kalender-Teammitgliedern zuweisen
Diese Einstellung sorgt dafür, dass der Kontakt automatisch dem Teammitglied zugewiesen wird, bei dem der Termin gebucht wurde. Dies verbessert die Konsistenz in der Kundenbetreuung.
Einstellung 2: Zukünftige Termine automatisch demselben Teammitglied zuweisen
Wenn aktiviert, werden alle zukünftigen Termine eines Kontakts automatisch demselben Teammitglied zugewiesen, bei dem der erste Termin gebucht wurde. Dies stärkt die Kundenbeziehung durch Kontinuität.
Best Practices
Die folgenden Best Practices helfen dabei, den Round-Robin-Kalender effizient zu nutzen:
Stelle sicher, dass die Verfügbarkeit der Teammitglieder stets aktuell ist.
Überprüfe regelmäßig die Advanced Settings.
Nutze konsistente Einstellungen über alle Kalender hinweg, um Konflikte zu vermeiden.
Häufig gestellte Fragen
F: Was passiert, wenn ein Kunde keinen zugewiesenen Benutzer hat?
Die Round-Robin-Logik weist automatisch ein verfügbares Teammitglied zu.
F: Kann ich einen Termin manuell einem Teammitglied zuweisen?
Ja, Termine können manuell im Kalender neu zugewiesen werden.
F: Wie funktioniert die Umplanung (Rescheduling)?
Je nach Einstellung bleibt der Termin beim ursprünglichen Owner oder wird erneut per Round-Robin zugewiesen.
F: Warum sehe ich nicht alle Teammitglieder im Dropdown bei der manuellen Buchung im Kontaktprofil?
Im Kontaktprofil (CRM > Kontakte > Kontakt > Termine-Tab) werden nur Benutzer angezeigt, die dem jeweiligen Kalender zugewiesen sind.
Um mehr Teammitglieder anzuzeigen, gehe zu Kalender > Kalender auswählen > Team Members und füge die entsprechenden Benutzer hinzu.
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