Service Calendars in HighLevel ermöglichen es Yoga-Studios, Buchungen zu automatisieren, Mitarbeiterpläne zu verwalten und Ressourcen wie Studioräume und Kurs-Equipment zuzuweisen. Durch die Einrichtung von Service Calendars können Yoga-Lehrer und Mitarbeiter reibungslosere Abläufe sicherstellen, Doppelbuchungen vermeiden und Kunden eine nahtlose Buchungserfahrung bieten. Diese Anleitung führt dich Schritt für Schritt mit spezifischen Beispielen für Yoga-Studios durch den gesamten Prozess.
INHALTSVERZEICHNIS
Was ist ein Service Calendar?
Wichtige Vorteile von Service Calendars
Mitarbeiter und Verfügbarkeiten hinzufügen
Gruppen für Yoga-Studio-Services erstellen
Service Calendar erstellen
Bestehende Service Calendars bearbeiten
Service Menu erstellen
Häufig gestellte Fragen
Was ist ein Service Calendar?
Service Calendars sind Terminplanungstools, mit denen du spezifische Services definieren, Mitarbeiter zuweisen und Ressourcen wie Räume und Equipment verwalten kannst. Für ein Yoga-Studio bedeutet dies, dass du Kalender für Services wie Yoga-Kurse, private Sessions und Workshops erstellen kannst – jeweils verknüpft mit dem passenden Lehrer, Studioraum und Equipment. Dadurch können Kunden einfach buchen, während dein Team Terminüberschneidungen vermeidet.
Wichtige Vorteile von Service Calendars
Service Calendars helfen Yoga-Studios dabei, Terminplanung zu optimieren, Effizienz zu steigern und die Kundenerfahrung zu verbessern.
Automatisierte Terminplanung: Kunden buchen Termine ohne Anruf im Studio.
Ressourcenverwaltung: Weise Studioräume und Equipment (Matten, Blöcke, Gurte) zu, um Doppelbuchungen zu verhindern.
Mitarbeiterplanung: Definiere Arbeitszeiten der Lehrer und Mitarbeiter für genaue Verfügbarkeiten.
Service-Gruppierung: Organisiere Angebote in Gruppen wie „Classes & Private Sessions“ oder „Workshops“.
Flexible Menüs: Biete mehrere Services in einer Buchung an (z. B. Kurs + private Session).
Professionelles Branding: Nutze Bilder und individuelle Farben für eine professionelle Buchungsseite.
Mitarbeiter und Verfügbarkeiten hinzufügen
Das Hinzufügen von Mitarbeitern ist die Grundlage von Service Calendars, da kein Service ohne eingerichtete Lehrer oder Mitarbeiter zugewiesen werden kann.
1. Add User klicken
Navigiere im Sub-Account zu:
Settings → My Staff → Add User
2. Benutzerinformationen und Berechtigungen
Gib den Namen, die E-Mail und die Extension des Lehrers/Mitarbeiters ein.
Lege Benutzerrechte fest (ggf. eingeschränkter Zugriff).
Definiere die Verfügbarkeit:
Beispiel:
Mark arbeitet Mo, Mi, Fr von 9–17 Uhr
Henry arbeitet Di–Sa von 11–19 Uhr
Klicke anschließend auf Save.
Gruppen für Yoga-Studio-Services erstellen
Gruppen dienen als Kategorien zur Organisation von Services. Jede Gruppe besitzt ihren eigenen Buchungslink.
1. Calendar Settings öffnen
Gehe im Calendars-Menü oben rechts auf Calendar Settings.
2. Service Menu aktivieren
Gehe zu:
Preferences → Account Preference
Aktiviere die Option Service Menu.
Dadurch wird das servicebasierte Buchungssystem aktiviert.
3. Gruppenerstellung starten
Klicke im Calendars Tab links auf + New Group.
Gruppen helfen bei der Organisation verwandter Services wie:
Yoga-Kurse
Private Sessions
Workshops
4. Gruppendetails hinzufügen
Gib folgende Informationen ein:
Group Name
Description
URL (Slug)
Wähle anschließend den Template-Typ:
Classic
Neo
Danach auf Create klicken.
Service Calendar erstellen
1. Service Calendar erstellen
Wähle links eine Gruppe aus und klicke auf Create Calendar.
Dadurch startest du die Einrichtung eines neuen Service Calendars.
2. Service Booking auswählen
Gehe zu:
Calendars → Service Menu → Create Service Menu
Wähle anschließend:
Service Booking
Diese Option eignet sich speziell für dienstleistungsbasierte Unternehmen wie Yoga-Studios.
3. Grundlagen des Services eingeben
Fülle folgende Informationen aus:
Service Name
Assigned Staff
Custom URL
Service Duration
Availability
Klicke anschließend auf Advanced Settings.
Advanced Settings enthalten:
Service Details
Availability
Forms & Payment
Notifications
Customizations
Rooms & Equipment
Damit kannst du:
den Buchungsprozess optimieren
Branding hinzufügen
Zahlungen verwalten
Ressourcen wie Studioräume oder Equipment zuweisen
4. Service-Details einrichten
Im Bereich Service Details definierst du die Informationen, die Kunden sehen.
Service Logo hochladen
Verleiht der Buchungsseite ein professionelles Erscheinungsbild.
Service Name
Beispiele:
Vinyasa Class
Private Yoga Session
Sound Bath
Description
Beschreibe den Service ausführlich.
Beispiel:
„60-minütiger Yoga-Kurs mit geführtem Cool-down.“
Service einer Gruppe zuweisen
Beispiel:
„Classes & Private Sessions“
Custom URL erstellen
Beispiel:/yoga-class-booking
5. Appointment & Staff Setup
Hier definierst du die Darstellung für Kunden und Mitarbeiter.
Appointment Invite Title
Kann Platzhalter enthalten wie:{{contact.name}}
Team Members
Weise einen oder mehrere Lehrer zu.
Meeting Location
Kann sein:
Yoga-Studio
bestimmter Studioraum
individueller Video-Link
Meeting Color
Dient der visuellen Unterscheidung im Kalender.
6. Raum zuweisen
Im Bereich Rooms verknüpfst du einen physischen Raum mit dem Service.
Beispiele:
Studio Room 1
Practice Space
Class Area
Dadurch wird verhindert, dass derselbe Raum doppelt gebucht wird.
Dies ist besonders hilfreich bei begrenzter Raumkapazität.
7. Equipment zuweisen
Im Bereich Equipment verknüpfst du benötigte Ressourcen.
Beispiele:
Yoga Mats
Blocks
Bolsters
Straps
Das System reserviert automatisch die benötigten Ressourcen für jede Buchung.
Dadurch wird sichergestellt, dass sämtliches benötigtes Equipment verfügbar ist.
Bestehende Service Calendars bearbeiten
Gehe zu:
Meetings → Service Calendars (v1)
Suche den gewünschten Kalender und klicke auf das Stift-Symbol unter Actions.
Dort kannst du:
Service Name
Mitarbeiter
Verfügbarkeiten
Notifications
Ressourcen
bearbeiten.
Service Menu erstellen
Das Service Menu ermöglicht es, mehrere Services oder Gruppen auf einer einzigen Buchungsseite darzustellen.
1. Service Menu öffnen
Gehe zu:
Meetings → Service Calendars (v1) → Service Menu
2. Service Menu erstellen
Klicke oben rechts auf:
+ Create Service Menu
3. Menüdetails
Fülle folgende Informationen aus:
Service Menu Name
Description
Service URL Slug
Wähle zusätzlich:
Form
Consent Checkbox (optional)
4. Optionen aktivieren
Unter Additional Options aktivieren:
Enable Add Guests
Enable Multiple Service Selection
Enable Staff Selection
Dadurch können Kunden:
Gäste hinzufügen
mehrere Services gleichzeitig buchen
bevorzugte Lehrer auswählen
5. Services auswählen
Klicke auf Select Services und wähle Gruppen oder einzelne Services aus.
Nur bereits erstellte und zugewiesene Services erscheinen hier.
6. Reihenfolge festlegen
Unter Arrange your services kannst du Services per Drag-and-drop sortieren.
Platziere beliebte Services oben:
Yoga Class
Private Session
Dies verbessert die Conversion.
Wenn du deinen Kunden anschließend den Link zum Service Menu gibst, sehen sie alle verfügbaren Services auf einer einzigen Seite.
Die Beherrschung von Service Calendars in HighLevel ist entscheidend für Unternehmen mit vielfältigen Dienstleistungen. Diese Anleitung hilft dabei, Service Calendars professionell zu erstellen, anzupassen und zu präsentieren, um Prozesse zu optimieren und die Kundenzufriedenheit zu steigern.
Häufig gestellte Fragen
Q: Warum kann ich einen Service Calendar nicht speichern?
Mindestens ein Mitarbeiter muss zugewiesen werden.
Q: Warum werden keine Zeitfenster angezeigt?
Überprüfe:
Mitarbeiterverfügbarkeit
zugewiesene Räume
Equipment
Q: Können Kunden mehrere Services gleichzeitig buchen?
Ja, aktiviere Multiple Services im Service Menu.
Q: Kann ich Anzahlungen akzeptieren?
Ja, über Stripe oder PayPal unter Forms & Payment.
Q: Wie verhindere ich Doppelbuchungen von Studioräumen oder Equipment?
Weise jedem Service Räume und Equipment zu.
Q: Können Kunden ihren bevorzugten Lehrer auswählen?
Ja, aktiviere Staff Selection im Service Menu.
Q: Wie liste ich alle Services auf einer Seite auf?
Nutze das Service Menu, um mehrere Kalender zu kombinieren.