Verwaltung von E-Mail-Vorlagen in Workflow-Schritten

Lernen Sie, wie Sie E-Mail-Vorlagen innerhalb von Workflows verwenden, ohne versehentlich die Originalvorlage zu ändern. Dieser Leitfaden erklärt, wie sich Vorlagen verhalten, wie Sie E-Mail-Inhalte sicher innerhalb eines Workflows anpassen und wie Sie Updates über mehrere Schritte verwalten. Am Ende können Sie E-Mail-Vorlagen sicher verwalten und Risiken oder Verwirrung minimieren.

Inhaltsverzeichnis

Was sind E-Mail-Vorlagen innerhalb von Workflows
Vorteile der Verwaltung von E-Mail-Vorlagen in Workflow-Schritten
Verwendung von E-Mail-Aktionen in Workflows
E-Mail-Vorlagen-Editor innerhalb der „E-Mail senden“-Aktion
Test-E-Mail senden, um Anpassungen zu überprüfen
Häufig gestellte Fragen
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Was sind E-Mail-Vorlagen innerhalb von Workflows

In HighLevel-Workflows ermöglicht die „E-Mail senden“-Aktion, eine gespeicherte E-Mail-Vorlage hinzuzufügen, um Kommunikation zu automatisieren. Vorlagen helfen, Nachrichten zu standardisieren, aber jeder Workflow benötigt oft kleine Anpassungen – z. B. eine andere Betreffzeile oder einen Call-to-Action.

Wenn Sie eine Vorlage zu einer „E-Mail senden“-Aktion hinzufügen, erstellt HighLevel eine Kopie für diesen Workflow-Schritt.

Sync Edits to Template ausgeschaltet: Änderungen bleiben lokal im Workflow-Schritt und ändern die Originalvorlage nicht.
Sync Edits to Template eingeschaltet: Änderungen in der Workflow-E-Mail und der Originalvorlage aktualisieren sich gegenseitig (bidirektionale Synchronisierung).

Vorteile der Verwaltung von E-Mail-Vorlagen in Workflow-Schritten

Sichere Anpassung: Bearbeiten Sie E-Mails direkt in Workflows, ohne die Originalvorlage oder andere Workflows zu beeinflussen.
Flexible Wiederverwendung: Verwenden Sie dieselbe Vorlage in mehreren Workflows und passen Sie sie je nach Kontext an.
Globale Synchronisierung (bei Bedarf): Aktualisierungen von einer Vorlage können über einen manuellen Synchronisationsprozess auf ausgewählte Workflow-Schritte übertragen werden.
Vorlagenbibliothek erweitern: Speichern Sie jede angepasste Workflow-E-Mail als neue Vorlage für die zukünftige Nutzung.
Risiko minimieren: Verhindern Sie unbeabsichtigte globale Änderungen bei Teamarbeit oder Kampagnenbearbeitung.

Verwendung von E-Mail-Aktionen in Workflows

Schritt 1 | Workflow-Kampagnen aufrufen

Es gibt zwei Wege, Workflow-Kampagnen zu öffnen:

Marketing → E-Mails → Kampagnen → Workflow-Kampagnen
Automation → Workflows

Schritt 2 | „E-Mail senden“-Aktion hinzufügen

Öffnen Sie einen bestehenden Workflow oder erstellen Sie einen neuen.
Fügen Sie eine „E-Mail senden“-Aktion hinzu oder bearbeiten Sie eine bestehende.

Wichtig: Stellen Sie vor dem nächsten Schritt sicher, dass Sie einen Trigger eingerichtet und die Grundstruktur Ihres Workflows definiert haben. So ist die Automation bereit für die Konfiguration.

Schritt 3 | Startmodus auswählen

Wählen Sie den Pfad, der zu Ihrem Anwendungsfall passt: schnelle Transaktionsnachrichten, markengestylte Designs oder bewährte Vorlagen.

Quick Compose (Standard): Einfacher Editor für schnelle Nachrichten.
Smart Builder: Design-, Code- oder Plain-Text-Editor, um von Grund auf zu erstellen.
Select Template: Wählen Sie aus „Meine Vorlagen“ oder der Vorlagenbibliothek.

Hinweis: Füllen Sie vor dem Bearbeiten der E-Mail-Inhalte die Basis-Einstellungen aus (Von-Name, Von-E-Mail, CC, BCC). So wird sichergestellt, dass die Absenderinformationen korrekt sind.

Schritt 4 | Vorlage prüfen (optional)

Wenn Sie eine Vorlage verwenden, wählen Sie über das Dropdown-Menü die gewünschte Vorlage für diesen Workflow-Schritt.
Klicken Sie auf das 3-Punkte-Symbol im Vorschau-Menü der Vorlage, um Design bearbeiten oder Entfernen auszuwählen.
Mit Design bearbeiten öffnen Sie den E-Mail-Vorlagen-Editor.

Entscheiden Sie, ob Sync Edits to Template aktiviert werden soll.

Schritt 5 | Erweiterte Einstellungen

Erweitern Sie Erweiterte Einstellungen, um Folgendes zu aktivieren:

Link Tracking: Klicks und CTR für jeden Link einsehen.
UTM-Parameter: Kampagnen-Tags hinzufügen.
Tags auf Aktionen: Kontakte automatisch basierend auf Öffnungen/Klicks taggen.

Schritt 6 | Speichern & Statistiken ansehen

Klicken Sie auf Save Action.
Workflow veröffentlichen, wenn er fertig ist.
Nach dem Senden die E-Mail-Aktion erneut öffnen, um Statistiken anzusehen.
Klicken Sie auf View Details oder Click Performance für tiefere Einblicke.

E-Mail-Vorlagen-Editor innerhalb der „E-Mail senden“-Aktion

Klicken Sie auf das 3-Punkte-Symbol in der Vorlage → Vorlage bearbeiten, um die Vorlage speziell für diesen Workflow-Schritt anzupassen.

Überblick über die E-Mail-Editor-Tools und Layout-Optionen

Vorlagentitel und Name bearbeiten: Oben in der Mitte sehen Sie den Namen der E-Mail-Vorlage. Klick auf das Stift-Symbol zum Umbenennen.

Top-Action-Toolbar (Layout-Steuerung): Icons unter dem Titel zum Hinzufügen von Elementen, Verwalten von Layern, globale Textstile einstellen, gespeicherte Einstellungen verwalten (Breite, Padding).

Elementbibliothek (Drag-and-Drop-Blöcke): Vertikales Panel links: Text, Bilder, Buttons, Logos, Divider, Social Links, Videos, Footer, Produkt-Raster, Countdown-Timer usw.

Ansichtsmodus & Bearbeitungsoptionen: Wechseln zwischen Desktop, Tablet und Mobile, Vorschau-Modus.

Einstellungen & Versionsverlauf: 3-Punkte-Menü → Version History & Settings. Hier alte Entwürfe einsehen, Betreff & Vorschautext bearbeiten.

Speichern / Als neue Vorlage speichern: Änderungen als neue Vorlage sichern, ohne Original zu verändern. Für lokale Änderungen im Workflow-Schritt einfach Save klicken.

Test-E-Mail senden, um Anpassungen zu prüfen

Nach der Bearbeitung der Workflow-E-Mail die Test Emails-Felder nutzen, eine oder mehrere Adressen eingeben → Send Test Mail.
So sehen Sie, wie die angepasste E-Mail im Posteingang aussieht, und überprüfen Formatierung, Personalisierung und Design.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Q: Kann ich eine Workflow-E-Mail nach Bearbeitung wieder mit der Originalvorlage verknüpfen?
A: Ja – über Sync Edits to Template ON/OFF. Änderungen in Workflow-E-Mail und Vorlage werden bei aktiviertem Sync gegenseitig übernommen.

Q: Kann ich sehen, welche Workflow-Schritte eine bestimmte Vorlage nutzen?
A: Ja – das Sync Changes Tool in der Vorlagen-Sektion zeigt eine Liste der Workflow-Schritte, die mit der Vorlage verbunden sind.

Q: Was passiert, wenn ich eine synchronisierte Workflow-E-Mail nach einem globalen Update bearbeite?
A: Manuelle Änderungen bleiben lokal im Workflow-Schritt und ändern die Originalvorlage nicht, außer Sie speichern sie als neue Vorlage.

Q: Kann ich Änderungen vor dem globalen Sync überprüfen?
A: Nein – Sync ist eine direkte Aktion. Es wird empfohlen, Vorlage und Workflows vorher zu prüfen.

Q: Kann ich Teammitglieder daran hindern, Workflow-E-Mails nach Vorlagen-Einfügung zu bearbeiten?
A: Derzeit gibt es keine Sperre. Lösung: Richtlinien dokumentieren oder rollenbasierte Berechtigungen nutzen.