Nutze die neue Workflow-Aktion „Appointment Booking Conversation AI“, um mit Hilfe von KI automatisch Termine für dich und deine Kunden zu buchen.
Inhaltsverzeichnis
Komponenten der Workflow-Aktion
Kalender
Persönlichkeit & zusätzliche Anweisungen
Maximale Nachrichtenanzahl bis „TERMIN NICHT GEBUCHT“
Timeout-Wert und -Einheit
Kanal
Bestätigungsnachricht deaktivieren
Verständnis der Komponenten zur optimalen Konfiguration
Komponenten der Workflow-Aktion
Kalender
Dieser Kalender wird verwendet, um verfügbare Zeitfenster abzurufen und dem Kontakt vorzuschlagen.
Sobald der Kontakt ein Zeitfenster auswählt, wird der Termin in diesem Kalender gebucht.
⚠️ Hinweis:
Wiederkehrende Kalender (Recurring Calendars) werden derzeit nicht unterstützt.
Persönlichkeit & zusätzliche Anweisungen
In diesen Prompt-Feldern kannst du:
Die Persönlichkeit der KI definieren
Tonalität und Markenstimme festlegen
Spezifische Anweisungen geben
Dies hilft dabei:
Deine Brand Voice widerzuspiegeln
Die Wahrscheinlichkeit einer Terminbuchung zu erhöhen
Gespräche natürlicher wirken zu lassen
Maximale Nachrichtenanzahl bis „TERMIN NICHT GEBUCHT“
Dies ist die maximale Anzahl an Nachrichten, innerhalb derer der KI-Bot versucht, einen Termin zu buchen.
Wenn innerhalb dieser Nachrichtenanzahl kein Termin gebucht wird, wird der Kontakt automatisch in den Zweig
„Appointment Not Booked“ weitergeleitet.
Minimale Anzahl: 5 Nachrichten
Maximale Anzahl: 25 Nachrichten
Empfohlener Wert: 15 Nachrichten
Timeout-Wert und -Einheit
Dies ist die Zeitspanne, die der KI-Bot auf eine Antwort des Kontakts wartet.
Wenn der Kontakt innerhalb dieses Zeitraums nicht antwortet, wird er in den Zweig
„Time Out“ verschoben.
Best Practice
Verwende im „Time Out“-Zweig eine GoTo-Aktion, um den Kontakt zurück zur gleichen AI-Aktion zu senden.
So kann der Bot automatisch nachfassen und erneut versuchen, einen Termin zu buchen.
Kanal
Hier wählst du den Kommunikationskanal, über den der KI-Bot antwortet.
Derzeit unterstützte Kanäle:
SMS
Facebook (Messenger)
Instagram (DM)
Bestätigungsnachricht durch den Bot deaktivieren
Standardmäßig sendet der KI-Bot nach erfolgreicher Terminbuchung automatisch eine Bestätigungsnachricht, z. B.:
„Super, dein Termin ist am 12. August um 18:00 Uhr gebucht.“
Wenn du die Option aktivierst, wird diese automatische Bestätigung nicht gesendet.
Stattdessen wird der Kontakt direkt in den Zweig
„Appointment Booked“ weitergeleitet.
⚠️ Wichtig:
Wenn du diese Option aktivierst, solltest du im „Appointment Booked“-Zweig unbedingt selbst eine Bestätigungsnachricht hinzufügen, um:
Den Kontakt über den Status zu informieren
Die Konversation aktiv zu halten
Professionell aufzutreten
Fazit
Die „Appointment Booking Conversation AI“-Aktion bietet dir volle Kontrolle über:
Terminlogik
Gesprächsführung
Timeout-Verhalten
Eskalationen
Marken-Tonalität
Mit der richtigen Konfiguration kannst du die Buchungsrate deutlich steigern und gleichzeitig manuelle Arbeit reduzieren.