Spam-Anrufe können Ihr Team überlasten, das Anrufvolumen künstlich erhöhen und wertvolle Zeit verschwenden. Dieser Leitfaden zeigt praktische Schritte, mit denen Sie eingehende Spam-Anrufe mithilfe integrierter Tools und Anrufweiterleitungsstrategien reduzieren können.
INHALTSVERZEICHNIS
Was ist die Reduzierung eingehender Spam-Anrufe in ProfitBoost?
Wichtige Vorteile der Reduzierung eingehender Spam-Anrufe
Number Intelligence (Spam-Erkennung, Anrufer-ID & Validierung)
Benutzerdefinierte Dispositions für Sprachanrufe („Spam-Anruf“ erstellen)
Workflow — Kontakt-DND (markierten Spam in Quarantäne setzen)
Interactive Voice Response (IVR) — leichter Eingangsfilter (optional)
VIP-/Safe-List & automatische DND-Aufhebung (Rollback-Muster)
Mobile Sichtbarkeit (Spam-Kennzeichnungen in der App)
So richten Sie die Reduzierung eingehender Spam-Anrufe ein (Schritt für Schritt)
Häufig gestellte Fragen
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Was ist die Reduzierung eingehender Spam-Anrufe in ProfitBoost?
Die Reduzierung eingehender Spam-Anrufe ist eine mehrschichtige Konfiguration, die wahrscheinlichen Spam erkennt, bevor Mitarbeiter reagieren, wiederholte Störer automatisch in Quarantäne setzt und einen leichten IVR-Eingangsfilter hinzufügt, um Bots abzuschrecken.
Die Kombination aus Erkennung (Number Intelligence), Mitarbeiterrückmeldungen (benutzerdefinierte Dispositions) und Automatisierung (DND + IVR) bietet einen starken Schutz, ohne echte Kunden zu blockieren.
Wichtige Vorteile der Reduzierung eingehender Spam-Anrufe
Das Verständnis der Ergebnisse hilft Ihnen dabei, die richtige Balance zwischen Schutz und Erreichbarkeit zu finden. Diese Vorteile konzentrieren sich auf die Reduzierung von Unterbrechungen, den Erhalt des Lead-Flusses und einfache Rollback-Möglichkeiten.
Weniger Unterbrechungen für Mitarbeiter: Reduzieren Sie Spam-Anrufe, die bis zu den Benutzern durchgestellt werden.
Schnellere Bearbeitung: Mitarbeiter können einen Anruf mit einem Klick oder Tippen als „Spam-Anruf“ markieren.
Automatische Quarantäne: Ein Workflow setzt den Kontakt auf DND, um zukünftige eingehende Anrufe von derselben Nummer zu verhindern.
Eingangsfilter (IVR): Einfache Tasteneingaben halten Robocalls fern und leiten echte Anrufer schnell weiter.
Safe-List & Rollback: VIPs können Filter umgehen; DND kann nach Prüfung oder nach X Tagen automatisch aufgehoben werden.
Messbare Ergebnisse: Verfolgen Sie „Spam Likely“-Raten, IVR-Abschlüsse und die Reduzierung von Spam-Anrufen, die von Mitarbeitern bearbeitet werden.
Number Intelligence (Spam-Erkennung, Anrufer-ID & Validierung)
Number Intelligence fügt Signale auf Netzwerkebene (z. B. „Spam Likely“) zu Ihren Anrufprotokollen und Ihrer Telefonerfahrung hinzu. Durch die Aktivierung erhalten Sie eine frühzeitige Erkennung, sodass verdächtige Anrufe markiert oder weitergeleitet werden können, bevor Mitarbeiter reagieren.
Aktivierung:
Einstellungen → Telefonsystem → Zusätzliche Einstellungen → Number Intelligence (Unterkonto)
Umfang & Hinweise:
Die Verfügbarkeit und Preisgestaltung von Spam-Erkennung/Anrufernamenssuche sind im Number-Intelligence-Artikel dokumentiert. Gebühren werden nutzungsbasiert pro Abfrage/Ereignis berechnet. Die Verfügbarkeit kann je nach Land variieren. Die Spam-Erkennung ist in den USA am effektivsten.
(Weitere Informationen finden Sie im Artikel: Number Intelligence - Spam Detection, Caller ID & SMS Validation)
Überprüfung:
Achten Sie auf „Spam Likely“-Kennzeichnungen bei eingehenden Anrufen in den Anrufprotokollen und unterstützten Dialer-Ansichten.
Benutzerdefinierte Dispositions für Sprachanrufe („Spam-Anruf“ erstellen)
Benutzerdefinierte Dispositions standardisieren das Feedback der Mitarbeiter. Durch das Hinzufügen einer Disposition namens „Spam-Anruf“ können Mitarbeiter unerwünschte Anrufe konsistent kennzeichnen. Ihr Workflow kann diese Kennzeichnung anschließend nutzen, um zukünftige Anrufversuche automatisch in Quarantäne zu setzen.
Disposition erstellen:
Einstellungen → Telefonsystem → Dispositions → Disposition hinzufügen → Name: „Spam-Anruf“ → Speichern
Verwendung durch Mitarbeiter:
Anruf-Endbildschirm (Web und Mobile)
Empfehlung:
Verwenden Sie eine kurze und eindeutige Bezeichnung wie „Spam-Anruf“.
Workflow — Kontakt-DND (markierten Spam in Quarantäne setzen)
Workflows setzen Ihre Richtlinien automatisch um. Wenn ein Mitarbeiter einen Anruf als „Spam-Anruf“ markiert, kann ein Workflow DND für diesen Kontakt aktivieren. Dadurch werden zukünftige eingehende Anrufe dieser Nummer unterdrückt, während Sie den Kontakt bei Bedarf weiterhin erreichen können.
Empfohlene sichere Voreinstellung:
Richtung steuert, in welche Richtung die Kommunikation blockiert wird (z. B. Eingehend).
Kanäle bestimmen, was blockiert wird (z. B. Sprache oder alle Kanäle).
Beginnen Sie konservativ mit:
Eingehend + Sprache
Dadurch bleiben legitime SMS- und E-Mail-Kommunikation unberührt.
Workflow-Rezept:
Trigger: Anrufdetails
Filter: Disposition = Spam-Anruf
(optional zusätzlich Richtung = Eingehend)
Aktion: DND aktivieren/deaktivieren → Richtung = Eingehend → Kanäle = Sprache → Speichern & Veröffentlichen
Interactive Voice Response (IVR) — leichter Eingangsfilter (optional)
Ein minimalistisches IVR-System („Drücken Sie 1/2“) hält Robocalls fern und leitet echte Anrufer schnell weiter. Halten Sie die Eingabeaufforderung kurz, um Reibungsverluste zu vermeiden.
Minimale IVR-Vorlage mit zwei Optionen:
Ansage:
„Für den Support drücken Sie 1. Für neue Anfragen drücken Sie 2.“
Tasteneingabe erfassen (DTMF) → Zuordnung:
1 → Anruf mit Support-Team oder Benutzer/Gruppe verbinden
2 → Anruf mit Vertrieb verbinden
Zeitüberschreitung/Ungültige Eingabe:
Einmal wiederholen, danach Voicemail oder Fallback-Mitarbeiter
Einschränkung:
Eine Telefonnummer kann gleichzeitig nur einem IVR-Workflow zugeordnet werden.
Aufbau:
Trigger: Start IVR (eingehende Nummer diesem Workflow zuordnen)
Aktionen:
Ansage abspielen
Eingabe erfassen
Eingabe zuordnen
Anruf verbinden
Voicemail-Fallback
VIP-/Safe-List & automatische DND-Aufhebung (Rollback-Muster)
Fehlklassifizierungen kommen vor. Diese beiden Muster stellen sicher, dass wichtige Kontakte erreichbar bleiben und der Zugriff nach einer Überprüfung oder nach Ablauf eines Zeitraums automatisch wiederhergestellt wird.
VIP-/Safe-List-Umgehung
Fügen Sie dem Kontakt das Tag:
VIP
SafeList
hinzu.
Fügen Sie im DND-Workflow vor der DND-Aktion eine Wenn/Dann-Bedingung ein:
Wenn Kontakt Tag VIP/SafeList besitzt → DND überspringen
Andernfalls → DND anwenden
DND nach X Tagen automatisch entfernen (z. B. 30 Tage)
Workflow erstellen:
Trigger: Kontakt-DND (oder zeitbasierte Logik)
Warten: 30 Tage
Aktion: DND deaktivieren
Optional:
Prüfer benachrichtigen
Tag „Quarantined–Spam“ entfernen
Mobile Sichtbarkeit (Spam-Kennzeichnungen in der App)
Die Anzeige „Spam Likely“ auf Mobilgeräten gibt Mitarbeitern die Sicherheit, dass die Filter funktionieren, auch wenn sie nicht am Desktop arbeiten.
Voraussetzung:
ProfitBoost Mobile App Version 3.97.3 oder höher
Darstellung:
„Spam Likely“ erscheint in Anruflisten und Anrufdetails, sofern unterstützt.
So richten Sie die Reduzierung eingehender Spam-Anrufe ein (Schritt für Schritt)
Die richtige Reihenfolge reduziert Risiken und beschleunigt die Überprüfung. Führen Sie jeden Schritt vollständig durch und testen Sie ihn, bevor Sie zum nächsten übergehen.
Schritt 1 — Number Intelligence aktivieren
Gehen Sie zu:
Einstellungen → Telefonsystem → Zusätzliche Einstellungen → Number Intelligence
Aktivieren Sie:
Gather Intelligence on Unknown Phone Numbers
Speichern.
Agentur-Tipp:
In der Agenturansicht können Standardwerte festgelegt werden, sodass neue Unterkonten automatisch mit aktiviertem Number Intelligence starten.
Siehe:
Understanding Default Phone Preferences for New Sub-Accounts
Schritt 2 — Die Disposition „Spam-Anruf“ erstellen
Gehen Sie zu:
Einstellungen → Telefonsystem → Sprache → Benutzerdefinierte Dispositions
Klicken Sie auf:
+ Disposition hinzufügen
Geben Sie den Dispositionsnamen ein und speichern Sie.
Schritt 3 — Eingehendes DND für Spam-Kontakte automatisch aktivieren
Erstellen Sie einen Workflow.
Trigger:
Anrufdetails
Filter:
Richtung = Eingehend
UND Disposition
Aktion:
DND aktivieren/deaktivieren (Kontakt)
→ Eingehend aktivieren
→ Nur Anrufe
Optionale Zweige:
VIP-Tag überspringen
DND entfernen, falls falsch klassifiziert
Veröffentlichen.
Weitere Informationen:
Workflow-Trigger „Anrufdetails“
Workflow-Aktion „DND aktivieren/deaktivieren“
Schritt 4 — IVR-Workflow verwenden
Dieser Artikel enthält nur die wichtigsten Schritte. Detaillierte Informationen finden Sie hier:
Interactive Voice Response (IVR) Guide - Triggers & Actions
Erstellen Sie zunächst einen neuen Workflow und wählen Sie den Trigger:
Start IVR
Legen Sie in den Filtern die eingehende Telefonnummer fest, die überprüft werden soll.
(Hinweis: Wenn eine Nummer nicht erscheint, wird sie möglicherweise bereits von einem anderen Workflow verwendet.)
Fügen Sie Eingabe während Anruf erfassen hinzu und verwenden Sie Nachricht sprechen, beispielsweise:
„Vielen Dank für Ihren Anruf bei [Unternehmen]. Um verbunden zu werden, drücken Sie bitte die 1.“
Wählen Sie:
Sprache
Stimmenausgabe
Anzahl der Schleifen:
1
Erweiterte Einstellungen:
Timeout 3–5 Sekunden
1 Wiederholungsversuch
Nur Ziffer 1 akzeptieren
Für Anrufer, die die 1 drücken:
Anruf verbinden (IVR)
Wählen Sie:
Benutzer
oder benutzerdefinierte Nummer
Optional:
Voicemail-Erkennung
Anrufaufzeichnung
Timeout festlegen
Für Anrufer ohne Eingabe oder mit falscher Eingabe:
Nachricht abspielen
„Wir konnten Ihre Eingabe nicht erkennen.“
Anruf beenden (IVR)
oder Voicemail verwenden.
Veröffentlichen Sie den Workflow und testen Sie ihn mit Mobil- und Festnetztelefonen.
Alternative Einrichtung
Erstellen Sie einen neuen Workflow oder aktualisieren Sie Ihren bestehenden Nummernfluss.
Trigger: Start IVR
Verknüpfen Sie ihn mit Ihrer öffentlichen Telefonnummer.
IVR-Eingabe erfassen:
Erwartete Eingabe: 1
Timeout: 3–5 Sekunden
1 Wiederholungsversuch
Beispielansage:
„Vielen Dank für Ihren Anruf bei [Unternehmen]. Um verbunden zu werden, drücken Sie die 1.“
Schritt 5 — Anruffluss und Zeitüberschreitungen prüfen
Öffnen Sie:
Telefonnummern → [Nummer auswählen] → Einstellungen für eingehende Anrufe
Prüfen Sie:
IVR-/Workflow-Zuordnung
Klingel-Timeout (z. B. 20 Sekunden)
Führen Sie 3–5 Testanrufe durch:
Unbekannte Nummer
Als Spam markierte Nummer
VIP-Nummer
Überprüfen Sie die Ergebnisse.
Schritt 6 — Überwachen und optimieren
Wöchentlich überprüfen:
Anrufprotokolle
Nutzung der Dispositions
IVR-Rate ohne Eingabe
Kontakte mit DND für eingehende Anrufe
Passen Sie Ansagen, Timeouts und Mitarbeiterschulungen bei Bedarf an.
Hinweis:
Wenn Ihre eigenen Nummern als „Spam Likely“ markiert werden, handelt es sich um ein separates Problem der ausgehenden Anrufreputation.
Siehe dazu die verwandten Artikel zu Anruferreputation und kostenlosen Anruferregistrierungen.
Häufig gestellte Fragen
F: Blockiert Number Intelligence Anrufe automatisch?
Nein. Number Intelligence liefert lediglich „Spam Likely“-Signale. Die Blockierung erfolgt durch Ihre Workflows (z. B. DND) und/oder Ihr IVR-Design.
F: Sollte ich DND auf „Alle Kanäle“ setzen?
Beginnen Sie mit „Eingehend + Sprache“.
Die Ausweitung auf alle Kanäle kann legitime SMS- oder E-Mail-Kommunikation unterdrücken.
Erweitern Sie den Umfang nur bei Bedarf.
F: Wie verhindere ich, dass VIPs oder wichtige Dienstleister blockiert werden?
Verwenden Sie ein VIP- oder SafeList-Tag und fügen Sie eine Wenn/Dann-Bedingung hinzu, die DND überspringt und IVR umgeht.
F: Was passiert, wenn ein Mitarbeiter einen echten Kunden als „Spam-Anruf“ markiert?
Entfernen Sie DND im Kontaktdatensatz oder lassen Sie einen Auto-Clear-Workflow DND nach X Tagen automatisch entfernen.
Zusätzlich können Sie:
Eine Notiz hinterlegen
Das VIP-Tag vergeben
F: Kann ich als Spam markierte Anrufe direkt zur Voicemail senden?
Ja.
Verwenden Sie:
IVR-Timeout/Ungültige Eingabe
oder einen Workflow-Zweig, der bei Disposition = Spam-Anruf direkt zur Voicemail weiterleitet.
F: Beeinträchtigt dies ausgehende Anrufe?
DND-Einstellungen für eingehende Kommunikation blockieren Ihre ausgehenden Anrufe an diesen Kontakt nicht.
Wählen Sie Richtung und Kanäle bewusst aus.
F: Kann ich auch SMS-Spam filtern?
Ja.
Sie können DND auf weitere Kanäle wie SMS anwenden.
Prüfen Sie die Auswirkungen sorgfältig und verwenden Sie bei Bedarf separate Logiken für SMS und Sprache.
F: Ist IVR erforderlich?
Nein.
IVR ist optional.
Viele Unternehmen nutzen lediglich:
Number Intelligence + Disposition → DND
insbesondere in Bereichen, in denen schnelle Reaktionszeiten entscheidend sind.
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