INHALTSVERZEICHNIS
Was Workflow-Automatisierung ist
Wichtige Vorteile der Workflow-Automatisierung
Anwendungsfälle für Workflow-Automatisierung
Trigger und Aktionen: Die Kernkomponenten der Workflow-Automatisierung
Schritte zum Einrichten eines Workflows
Häufig gestellte Fragen
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Was Workflow-Automatisierung ist
Workflow-Automatisierung ist der Prozess, bei dem Technologie eingesetzt wird, um wiederkehrende Aufgaben automatisch auszuführen. Durch die Definition von Triggern (Startpunkten) und Aktionen (Aufgaben) können Unternehmen effiziente Workflows erstellen, die Zeit sparen und Fehler reduzieren.
Zum Beispiel kann anstatt Leads manuell zu erfassen und Follow-up-E-Mails zu versenden, wenn ein Formular abgeschickt wird, ein automatisierter Workflow:
die Lead-Informationen im CRM speichern
sie einem Vertriebsmitarbeiter zuweisen
eine personalisierte Willkommens-E-Mail senden
Dies stellt sicher, dass Prozesse effizient und konsistent ohne manuelle Eingriffe ausgeführt werden.
Wichtige Vorteile der Workflow-Automatisierung
Höhere Effizienz: Zeitintensive Aufgaben automatisieren und Teams für strategische Aufgaben freistellen
Bessere Genauigkeit: Manuelle Fehler durch Automatisierung vermeiden
Kosteneinsparungen: Ressourcen sparen durch weniger manuelle Arbeit
Bessere Kundenerfahrung: Schneller auf Kundeninteraktionen reagieren
Skalierbarkeit: Höhere Arbeitslasten ohne zusätzliche Ressourcen bewältigen
Anwendungsfälle für Workflow-Automatisierung
Lead-Management: Leads automatisch erfassen, CRM-Daten aktualisieren und Willkommens-E-Mails senden
Terminplanung: Buchungen bestätigen und Erinnerungen ohne manuelle Arbeit versenden
Kundensupport: Tickets zuweisen und Teammitglieder bei Anfragen benachrichtigen
Marketing-Kampagnen: Personalisierte Follow-ups basierend auf Nutzeraktionen wie Link-Klicks oder E-Mail-Öffnungen auslösen
Trigger und Aktionen: Die Kernkomponenten der Workflow-Automatisierung
Im Zentrum jeder Workflow-Automatisierung stehen Trigger und Aktionen – zwei grundlegende Elemente, die bestimmen, wie eine Automatisierung funktioniert.
Trigger: Der Startpunkt
Ein Trigger ist ein Ereignis, das einen Workflow startet. Er ist das „Wenn“ in der Automatisierungslogik und signalisiert, dass etwas passiert ist und eine Aktion folgen soll.
Beispiele für Trigger:
Ein Kunde bucht einen Termin
Ein Formular wird abgeschickt
Ein Kontakt antwortet auf eine Nachricht
Trigger sorgen dafür, dass Workflows in Echtzeit reagieren und genau dann starten, wenn sie benötigt werden.
Aktionen: Die ausführenden Aufgaben
Eine Aktion ist die Aufgabe, die als Reaktion auf einen Trigger ausgeführt wird. Sie ist das „Dann“ in der Automatisierungslogik – das, was der Workflow nach dem Trigger tut.
Beispiele für Aktionen:
Eine E-Mail senden
Kontaktdaten aktualisieren
Einen Lead einem Teammitglied zuweisen
Aktionen schließen den Workflow ab, indem sie die notwendigen Schritte zur Weiterführung des Prozesses ausführen.
Vertiefung zu Triggern und Aktionen
Dieser Artikel gibt eine Einführung in Trigger und Aktionen. Jeder einzelne Trigger und jede Aktion hat jedoch eigene Einstellungen und Anwendungsfälle. Statt hier ins Detail zu gehen, kannst du separate Artikel zu jedem Trigger und jeder Aktion nutzen, um deren Konfiguration besser zu verstehen.
Schritte zum Einrichten eines Workflows
Gehe zum Bereich „Workflows“ im Abschnitt „Automation“ deines CRM.
Klicke auf „+ Workflow erstellen“
Beim Erstellen eines neuen Workflows kannst du entweder einen Workflow von Grund auf neu erstellen, bestehende Vorlagen oder Rezepte nutzen.
Wähle ein Rezept
Workflow-Rezepte erleichtern das Erstellen und Implementieren von Automatisierungen, da sie eine fertige Struktur bieten, die angepasst werden kann. In der folgenden Ansicht siehst du verschiedene verfügbare Rezepte.
Rezept auswählen
Wähle ein Workflow-Rezept aus einer Vielzahl von Vorlagen, die zu deinen Anforderungen passen.
Aus Vorlage auswählen
Nutze vorgefertigte Templates, um deinen Workflow zu erstellen. Klicke auf „Aus Vorlage auswählen“, um die Vorlagenbibliothek zu öffnen.
Von Grund auf starten
Erstelle deine eigene Workflow-Automatisierung komplett neu. Füge mehrere Trigger und Aktionen hinzu, um deine gesamten Geschäftsprozesse zu automatisieren.
Trigger auswählen
Definiere das Ereignis, das den Workflow startet (z. B. ein gebuchter Termin eines Kunden).
Aktionen hinzufügen
Lege fest, welche Aufgaben nach dem Trigger ausgeführt werden (z. B. Benachrichtigung senden, Datensätze aktualisieren).
Speichern und testen
Nachdem du Trigger und Aktionen hinzugefügt hast, klicke auf „Speichern“. Vor der Veröffentlichung kannst du den Workflow mit der Funktion „Workflow testen“ prüfen.
Häufig gestellte Fragen
Was ist der Unterschied zwischen Triggern und Aktionen?
Trigger starten den Workflow (z. B. Formularübermittlung), Aktionen sind die daraus resultierenden Aufgaben (z. B. E-Mail senden).
Können Workflows komplexe Prozesse mit mehreren Schritten abbilden?
Ja, Workflows können mehrere Trigger und Aktionen enthalten, um komplexe Prozesse zu automatisieren.
Benötige ich technisches Wissen, um Workflows zu erstellen?
Nein, die meisten Plattformen bieten intuitive Oberflächen, mit denen Workflows ohne Programmierung erstellt werden können.
Wie füge ich manuell einen Kontakt zu einem Workflow hinzu?
Öffne den Kontakt, klicke auf Automation > Workflow hinzufügen, wähle den Workflow aus, lege den Startzeitpunkt fest und klicke auf Hinzufügen.
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