Verbinde ProfitBoost Workflows mit VAPI (Voice AI Platform Integration), um KI-gestützte Voice-Assistenten, Anrufe, Chats und Dateiverarbeitung zu automatisieren – ohne Drittanbieter-Tools. Dieser Leitfaden erklärt die Integration, Vorteile, Setup-Schritte, verfügbare Trigger & Aktionen, Use Cases und Best Practices.
INHALTSVERZEICHNIS
Was ist VAPI in Workflows?
VAPI → ProfitBoost (Trigger)
ProfitBoost → VAPI (Aktionen)
Wichtige Vorteile
Voraussetzungen & Berechtigungen
VAPI-Konto verbinden
Verbindung über Workflow Builder
Verbindung über Integrationsseite
Verfügbare Trigger (VAPI → ProfitBoost)
Verfügbare Aktionen (ProfitBoost → VAPI)
Upload File – unterstützte Dateitypen
Unterstützte Dateiformate
Call Concurrency & Rate Limits
Standard Concurrency
Concurrency erhöhen
API Rate Limits
Unterstützte Telefonnummern
So richtest du VAPI in einem Workflow ein
Häufige Use Cases
Wo Call-Details zu finden sind
Häufig gestellte Fragen
Was ist VAPI in Workflows?
VAPI ermöglicht es ProfitBoost Workflows, KI-gestützte Sprach- und Chat-Interaktionen zu starten und zu steuern.
Es gibt zwei Richtungen der Automatisierung:
VAPI → ProfitBoost (Trigger)
Startet einen Workflow, wenn ein Event in VAPI passiert (z. B. neuer Call).
ProfitBoost → VAPI (Aktionen)
Startet KI-Anrufe, Chats oder Datei-Uploads aus einem Workflow heraus (z. B. nach einem neuen Lead).
Damit lassen sich Lead-Qualifizierung, Terminbestätigungen, Onboarding und Outbound-Kampagnen vollständig automatisieren.
Wichtige Vorteile
Sofortige KI-Lead-Qualifizierung – automatische Anrufe nach Formular-Submission
CRM + KI Synchronisation – Opportunity-Updates basierend auf KI-Ergebnissen
Automatische Terminbestätigung – weniger No-Shows
Wissensbasierte Assistenten – Upload von Dateien zur KI-Erweiterung
Weniger manuelle Arbeit – keine externen Tools wie Zapier nötig
Voraussetzungen & Berechtigungen
Vor der Nutzung von VAPI in Workflows:
Zugriff auf Automation → Workflows
Aktives und verbundenes VAPI-Konto
Aktivierte Premium Workflow Features
VAPI-Konto verbinden
Über Workflow Builder
Gehe zu Automation → Workflows
Füge einen VAPI Trigger oder eine Aktion hinzu
Klicke auf Connect Now
Autorisieren des VAPI-Kontos
Über Integrationsseite
Gehe zu Settings → Integrations
Wähle VAPI
Klicke Connect
Authentifizierung abschließen
VAPI API Key finden
Gehe zu dashboard.vapi.ai
Öffne Account Menü
Klicke API Keys
Generiere und kopiere den Private API Key
Verfügbare Trigger (VAPI → ProfitBoost)
Trigger | Beschreibung
New Assistant | Wird ausgelöst, wenn ein neuer KI-Assistent erstellt wird
New Call | Wird ausgelöst, wenn ein neuer Call gestartet wird
New File | Wird ausgelöst, wenn eine Datei hochgeladen wird
Trigger laufen im 5-Minuten-Polling.
Verfügbare Aktionen (ProfitBoost → VAPI)
Aktion | Beschreibung
Create a Call | Startet einen KI-Sprachanruf
Create Chat | Startet einen KI-Chat
Upload File | Lädt eine Wissensdatei hoch
Delete Call Data | Löscht Call-Daten
Delete Chat Data | Löscht Chat-Daten
Delete File | Löscht Datei
Update Call Name | Ändert Call-Metadaten
Find Call | Ruft Call-Details ab
Upload File – unterstützte Dateitypen
Pro Upload File Schritt kann nur eine Datei hochgeladen werden.
Für mehrere Dateien mehrere Schritte verwenden.
Unterstützte Formate
Markdown (.md)
PDF (.pdf)
Text (.txt, .log)
CSV / TSV (.csv, .tsv)
HTML / CSS / JS / TS (.html, .css, .js, .ts)
XML (.xml)
JSON (.json)
YAML (.yaml, .yml)
Word (.doc, .docx)
Call Concurrency & Rate Limits
Standard Concurrency
Jedes VAPI-Konto hat standardmäßig 10 parallele Calls.
10 Calls laufen gleichzeitig, weitere werden in eine Queue gesetzt.
Beispiel:
25 Calls → 10 starten sofort, 15 warten in Queue.
Concurrency erhöhen
Über VAPI Dashboard → Settings → Billing → Reserved Concurrency
Zusätzliche Kosten möglich
API Rate Limits
Abhängig vom VAPI Plan
Best Practices:
Keine Massen-Call-Starts
Wait Steps nutzen
Calls zeitlich staffeln
Execution Logs überwachen
Unterstützte Telefonnummern
Nur in VAPI gekaufte Nummern werden unterstützt.
Nicht unterstützt:
Twilio Nummern
HighLevel Nummern
Importierte Nummern
So richtest du VAPI in einem Workflow ein
Workflow öffnen oder erstellen
Trigger wählen (Form Submitted, Pipeline Stage etc.)
VAPI Aktion hinzufügen (z. B. Create Call)
Dynamische Felder mappen:
{{contact.first_name}}
{{contact.phone}}
{{opportunity.name}}
Conditions oder Wait Steps hinzufügen
Testen im Draft
Publish klicken
Häufige Use Cases
1. KI-Lead-Qualifizierung
Trigger: Form Submitted → Call erstellen → Qualifiziert = Sales Pipeline
2. Termin-Erinnerung
Trigger: Appointment Created → Call vor Termin → SMS bei No Answer
3. AI Onboarding Assistant
Trigger: Deal Closed Won → File Upload → Chat starten
4. Datenbereinigung
Trigger: Deal Closed Lost → Call/Chat Daten löschen
Wo Call-Details zu finden sind
In ProfitBoost siehst du nur die Ausführung.
Detaillierte Daten befinden sich im VAPI Dashboard:
Transkripte
Call Dauer
Latency
AI Logs
Aufzeichnungen
Outcome & Status
Häufig gestellte Fragen
Q: Wie hoch ist die Standard-Concurrency?
10 parallele Calls.
Q: Kann ich Concurrency erhöhen?
Ja, über VAPI Billing oder Enterprise Plan.
Q: Kann ich mehrere Dateien hochladen?
Nein, nur eine Datei pro Schritt.
Q: Welche Dateitypen werden unterstützt?
.md, .pdf, .txt, .csv, .json, .docx etc.
Q: Kann ich eigene Telefonnummern nutzen?
Nein, nur VAPI-Nummern.
Q: Sind diese Steps Premium?
Ja, VAPI Actions und Trigger sind Premium Workflow Features.
Q: Häufige Fehlerursachen?
Concurrency Limit erreicht
Ungültige Nummer
Integration getrennt
Fehlender Assistant
API Limit überschritten