Der Inbound Email Workflow-Trigger ermöglicht es dir, Aktionen zu automatisieren, sobald eine neue E-Mail in deinen Postfächern eingeht. Egal, ob der Absender ein bestehender Kontakt oder eine komplett neue Person ist – dieser Trigger gibt dir volle Kontrolle darüber, wie eingehende E-Mails in deine Workflows gelangen, sodass du Leads erfassen, Konversationen weiterleiten und schneller reagieren kannst.
INHALTSVERZEICHNIS
Was ist der Inbound Email Workflow Trigger?
Voraussetzungen: Unterstützte E-Mail-Konfigurationen
E-Mail-Verhalten bei verschiedenen Setups
Wichtige Vorteile des Inbound Email Triggers
Inbound Email Trigger in Workflows einrichten
Trigger-Filter
Erweiterte Einstellungen
Trigger nur für neue E-Mail-Konversationen
Custom Value Picker Felder
Anwendungsfälle des Inbound Email Triggers
Häufig gestellte Fragen
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Was ist der Inbound Email Workflow Trigger?
Der Inbound Email Trigger wird ausgelöst, wenn eine eingehende E-Mail in deinen Postfächern empfangen wird. Im Gegensatz zum Customer Replied Trigger (der aktiviert wird, wenn ein Kontakt auf deine Nachricht antwortet), erfasst dieser Trigger alle eingehenden E-Mails – einschließlich sogenannter „kalter“ E-Mails von neuen Absendern, die noch nicht in deinem CRM sind.
Dieser Trigger verarbeitet drei Arten von E-Mails:
Cold Emails – Neue E-Mails von unbekannten Absendern (nicht im CRM).
Warm Emails – Neue E-Mails von bekannten Kontakten.
Customer Replies – Antworten auf bestehende E-Mail-Threads (optional steuerbar).
Wichtig: Nur Domains, die mit LC Email oder Mailgun als dedizierte Domains eingerichtet sind, können Cold Emails vollständig erfassen.
Voraussetzungen: Unterstützte E-Mail-Konfigurationen
Bevor du diesen Trigger nutzt, stelle sicher, dass dein Sub-Account eine unterstützte Konfiguration hat:
LC Email dedizierte Domain
Mailgun dedizierte Domain
Wichtige Hinweise:
Alle E-Mails an deine Domain werden erfasst (z. B. sales@, support@ etc.).
Jeder Sub-Account sollte eine eigene Domain haben.
Bei Gmail/Outlook oder anderen SMTP-Setups werden nur bestehende Kontakte erfasst.
E-Mail-Verhalten bei verschiedenen Setups
LC Email (Shared Domain):
Cold Emails: Nein
Bestehende Kontakte: Ja
Dedizierte Domain (Mailgun / LC Email):
Cold Emails: Ja
Bestehende Kontakte: Ja
Two-Way Sync (Gmail / Outlook):
Cold Emails: Nein
Bestehende Kontakte: Ja
Andere SMTP:
Cold Emails: Nein
Bestehende Kontakte: Ja
Wichtige Vorteile des Inbound Email Triggers
Cold Emails erfassen: Automationen für neue, unbekannte Absender.
Postfach-basierte Weiterleitung: Nutze To/Mailbox-Filter für Routing (z. B. sales@, support@).
Betreff-basierte Automationen: Starte Workflows basierend auf dem Betreff.
Präzise Filterung: Filter nach Absender, Inhalt, Anhängen etc.
Kontrolle über Antworten: Bestimme, ob Replies ebenfalls Trigger auslösen.
Inbound Email Trigger in Workflows einrichten
Melde dich in deinem Sub-Account an.
Gehe zu Automations > Workflows.
Erstelle einen neuen Workflow oder öffne einen bestehenden.
Klicke auf + Add New Trigger → wähle Inbound Email.
Gib einen klaren Namen ein (z. B. „Neuer Lead aus Sales Inbox“).
Klicke auf + Add Filters.
Konfiguriere die Einstellungen (Replies tracken, Kontakt erstellen).
Klicke auf Save Trigger.
Füge Aktionen hinzu und veröffentliche den Workflow.
Trigger-Filter
Filter bestimmen, wann der Workflow ausgelöst wird:
Email Sent To / Mailbox: Filter nach Empfängeradresse.
From: Absender-E-Mail.
CC: CC-Empfänger.
Subject: Betreff der E-Mail.
Body: Inhalt der E-Mail.
Has Attachments: Mit/ohne Anhänge.
Replied to Workflow: Antwort auf bestimmten Workflow.
Contact Tag: Filter nach Tags.
Erweiterte Einstellungen
Trigger nur für neue E-Mail-Konversationen
Wenn deaktiviert: Trigger bei allen E-Mails (inkl. Replies).
Wenn aktiviert: Nur bei neuen Konversationen.
Ideal für Lead-Erfassung ohne doppelte Auslösung.
Custom Value Picker Felder
Verfügbare Werte für Personalisierung:
{{inboundEmail.messageId}} – E-Mail-ID
{{inboundEmail.subject}} – Betreff
{{inboundEmail.bodyPlain}} – Inhalt (Text)
{{inboundEmail.bodyFullPlain}} – kompletter Verlauf
{{inboundEmail.fromEmail}} – Absender
{{inboundEmail.fromName}} – Name
{{inboundEmail.cc}} – CC
Anwendungsfälle des Inbound Email Triggers
Lead-Erfassung aus Cold Emails
Trigger: Inbound Email
Filter: sales@domain.com
Aktionen: Kontakt erstellen, Pipeline, Follow-up starten
Team-Routing nach Postfach
Trigger: Inbound Email
Filter: @domain.com
Aktionen: Weiterleitung je nach Adresse
AI-Autoresponder beim ersten Kontakt
Trigger: Inbound Email
Einstellung: nur neue Threads
Aktionen: AI-Antwort generieren und senden
Betreff-basierte Automationen
Filter: „refund“
Aktionen: Ticket erstellen, eskalieren
Workflows basierend auf Anhängen
Filter: Has Attachments = True
Aktionen: Team benachrichtigen, Opportunity verschieben
Häufig gestellte Fragen
F: Unterschied zu Customer Replied?
Customer Replied = Antwort auf deine Nachricht.
Inbound Email = jede eingehende E-Mail (auch neue Kontakte).
F: Welche Setups funktionieren?
Nur LC Email & Mailgun dedizierte Domains vollständig.
F: Beeinflusst das bestehende Workflows?
Nein, alles bleibt unverändert.
F: Können beide Trigger gleichzeitig auslösen?
Ja, je nach Setup. Filter richtig setzen.
F: Mehrere Filter möglich?
Ja, kombinierbar für präzise Bedingungen.
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