Dieser Artikel zeigt dir, wie du Rechnungen schnell aus externen Plattformen per CSV-Datei importieren kannst. Egal ob du von einem anderen System migrierst oder historische Abrechnungsdaten organisierst – diese Funktion spart dir viele Stunden manueller Arbeit.
INHALTSVERZEICHNIS
Was ist der CSV-Rechnungsimport?
Wichtige Vorteile des CSV-Rechnungsimports
So importierst du Rechnungen per CSV
Steuer-Mapping
Automatische Import-Zusammenfassungs-E-Mail
Wichtige Hinweise
Häufig gestellte Fragen
Was ist der CSV-Rechnungsimport?
Der CSV-Rechnungsimport ermöglicht es, externe Rechnungsdaten – z. B. aus Tabellen oder Exporten anderer Plattformen – direkt in deinen ProfitBoost-Account zu importieren.
Während des Imports kannst du wichtige Felder wie Ausstellungsdatum, Fälligkeitsdatum und Steuern zuordnen und erhältst anschließend eine automatische Zusammenfassung der Importergebnisse.
So gelingt ein reibungsloser Wechsel von Altsystemen und eine zentrale Verwaltung aller Abrechnungsdaten.
Wichtige Vorteile des CSV-Rechnungsimports
Der Import von Rechnungen per CSV bietet zahlreiche Effizienz- und Genauigkeitsvorteile:
Schnelle Migration von Rechnungsdaten aus anderen Systemen oder Tabellen
Zuordnung wichtiger Felder wie Ausstellungsdatum, Fälligkeitsdatum und Steuern
Automatische Import-Zusammenfassungs-E-Mail für mehr Transparenz
Reduzierung von manuellen Eingabefehlern
Verbesserte Reporting-Genauigkeit durch zentrale Datenhaltung
So importierst du Rechnungen per CSV
1. Zum Rechnungsbereich navigieren
Gehe zu Payments → Invoices & Estimates.
2. Neuen Import starten
Klicke oben rechts auf + New.
Wähle Import Invoices using CSV.
3. CSV-Vorlage herunterladen
Lade die Beispiel-CSV herunter, um die erforderliche Struktur zu sehen.
4. CSV vorbereiten
Passe deine Datei entsprechend dem Format an.
5. Steuern vorbereiten
Stelle sicher, dass alle Steuerarten bereits unter Settings → Taxes erstellt wurden.
6. CSV hochladen
Lade deine Datei hoch.
7. Felder zuordnen (Mapping)
Ordne jede CSV-Spalte dem passenden Rechnungsfeld zu, einschließlich:
Ausstellungsdatum
Fälligkeitsdatum
Achte auf das korrekte Datumsformat.
8. Steuer-Mapping
Das System erkennt Steuer-Spalten automatisch und fordert dich auf, sie bestehenden Steuerarten zuzuordnen.
Wenn keine passende Steuer existiert, muss sie vorher erstellt werden.
9. Import starten
Klicke auf Start Import.
Nach Abschluss erhältst du eine Import-Zusammenfassungs-E-Mail.
Steuer-Mapping
Damit importierte Rechnungen korrekt besteuert werden, müssen Steuerwerte korrekt zugeordnet sein.
Jede erkannte Steuer muss einer bestehenden Steuer in Settings → Taxes entsprechen
Fehlende Steuern müssen vor dem Import hinzugefügt werden
Der Import wird gestoppt, wenn Steuerfelder nicht zugeordnet sind
Automatische Import-Zusammenfassungs-E-Mail
Nach Abschluss des Imports erhältst du eine E-Mail mit:
Anzahl erfolgreich importierter Rechnungen
Liste fehlgeschlagener Einträge mit Fehlergründen
CSV-Anhang mit Importstatus jeder Zeile
Wichtige Hinweise
Keine automatischen Erinnerungen
Importierte Rechnungen lösen keine automatischen Reminder-E-Mails oder SMS aus. Diese gelten nur für neu erstellte Rechnungen innerhalb der Plattform.
Verspätungsgebühren und Trinkgelder
Importierte Rechnungen übernehmen Standard- oder globale Einstellungen für Gebühren und Trinkgelder. Anpassungen müssen manuell erfolgen.
Häufig gestellte Fragen
F: Kann ich Rechnungen mit mehreren Steuerarten importieren?
Ja. Solange die Steuerarten korrekt in der CSV benannt sind und im System existieren.
F: Werden importierte Rechnungen Benachrichtigungen auslösen?
Nein. Sie gelten als historische Daten.
F: Kann ich bestehende Rechnungen überschreiben oder aktualisieren?
Nein. Der Import erstellt nur neue Rechnungen.
F: Was passiert bei fehlerhaften Zeilen?
Fehlerhafte Zeilen werden in der Zusammenfassung mit Begründung aufgeführt.
F: Gibt es eine Importgrenze?
Es wird empfohlen, in Batches von maximal 500 Rechnungen zu importieren.