Belege sind ein wichtiger Bestandteil von Geschäftstransaktionen, da sie Kunden eine dokumentierte Bestätigung ihres Kaufs liefern. Sie dienen als Zahlungsnachweis und helfen sowohl Unternehmen als auch Kunden, ihre Aufzeichnungen korrekt zu führen.
Mit der neuen Funktion „Automatische Belege“ wird die Verwaltung dieser Prozesse vereinfacht.
INHALTSVERZEICHNIS
So aktivierst du Verkaufsbelege
So passt du deine Verkaufsbelege an
Zustellung von Belegen
Nutzung von Custom Templates
Häufig gestellte Fragen
So aktivierst du Verkaufsbelege
Mit „Automatic Receipts“ können Unternehmen automatisch Belege an Kontakte senden, wenn Zahlungen über Order Forms erfolgen.
Diese Funktion umfasst:
Hauptkäufe
Order Bumps
Upsells
1-Step- und 2-Step-Order-Forms
Abonnements
Zahlungen für Terminbuchungen im Kalender
Rechnungszahlungen
Durch die Automatisierung wird der gesamte Prozess vereinfacht und das Kundenerlebnis verbessert.
So passt du deine Verkaufsbelege an
Du kannst Verkaufsbelege individuell an dein Branding anpassen.
Folgende Anpassungen sind möglich:
Custom Title
Passe den Titel des Belegs an dein Branding an.
Receipt Numbers
Du kannst:
ein Präfix festlegen
eine Startnummer definieren
Dies erleichtert die Nachverfolgung und Organisation deiner Transaktionen.
E-Mail-Template
Du kannst das E-Mail-Design individuell gestalten, um:
dein Branding widerzuspiegeln
ein konsistentes Kundenerlebnis zu schaffen
professionelle Kommunikation sicherzustellen
Zustellung von Belegen
Automatische Belege werden als PDF-Anhang per E-Mail direkt an den Kontakt gesendet.
Vorteile:
einfache Speicherung
jederzeit abrufbar
klare Dokumentation für Kunden
Nutzung von Custom Templates
Du kannst eigene Vorlagen für Belege verwenden.
Dabei kannst du:
gebrandete E-Mail-Templates erstellen
Custom Values im E-Mail-Builder nutzen
ein individuelles, professionelles Design gestalten
Häufig gestellte Fragen
F: Kann ich Verkaufsbelege nur für bestimmte Zahlungen aktivieren?
Nein.
Wenn automatische Belege aktiviert sind, gelten sie für:
Order Forms
Kalenderbuchungen
Rechnungen
Für selektive Nutzung muss die automatische Funktion deaktiviert werden.
F: Können Belege eigene Felder oder personalisierte Nachrichten enthalten?
Derzeit nicht direkt.
Du kannst jedoch das E-Mail-Template anpassen und allgemeine Inhalte oder Branding hinzufügen.
F: Werden Belege sofort nach Zahlung gesendet?
Ja.
Belege werden direkt nach erfolgreicher Zahlung automatisch versendet.
Verzögerungen können durch externe E-Mail-Dienste entstehen.
F: Wie kann ich prüfen, ob ein Beleg zugestellt wurde?
Über:
Marketing → Emails → Email Reporting
Dort kannst du:
Empfänger suchen
Status (zugestellt, geöffnet, gebounced) prüfen
F: Wie kann ich automatische Belege deaktivieren?
Gehe zu:
Payments → Settings → Receipts
Deaktiviere:
„Enable automatic sales receipts for payments“
und speichere die Einstellung.
F: Kann ich die Belegnummer ändern?
Nein.
Belegnummern werden automatisch generiert und müssen fortlaufend steigen.
F: Wird trotzdem ein Zahlungsdatensatz gespeichert, wenn Belege deaktiviert sind?
Ja.
Alle Zahlungen bleiben im Bereich:
Transactions
vollständig erhalten.
F: Gilt diese Einstellung für Einmal- und wiederkehrende Zahlungen?
Ja.
Wenn deaktiviert, werden für alle Transaktionsarten keine automatischen Belege mehr versendet.